Autor: FranchisePORTAL-Redaktion
Zuletzt aktualisiert am: 09.12.2024
Ein passender Termin, ein abwechslungsreiches Programm oder ein genussvolles Catering – wer ein Firmenevent plant, muss sich im Vorhinein über einige Aspekte Gedanken machen, schließlich soll die Feierlichkeit bei allen Gästen einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Insbesondere dann, wenn ein spezielles Unternehmensjubiläum ansteht, muss alles reibungslos verlaufen. Der Aufwand hängt dabei von der Größe des Betriebes und den Ansprüchen ab. Diese geben auch den groben Fahrplan in puncto Rahmenbedingungen und Voraussetzungen vor. Im Folgenden gibt es ein paar Tipps zur Planung, zum Aufwand und zu den Kosten.
7 Schritte zur Planung des Events
Unternehmen veranstalten Events aus unterschiedlichen Gründen, etwa wenn sie den Betrieb gerade neu gegründet haben, einen besonderen Mitarbeiter ehren, ein neues Produkt vorstellen oder eine Umstrukturierung bekanntgeben möchten. Ein ganz besonderer Anlass in dieser Liste ist das Firmenjubiläum. Damit feiert ein Unternehmen zum Beispiel sein 25-jähriges oder 50-jähriges Bestehen und zeigt so, dass es ihm gelungen ist, sich während dieser Zeit erfolgreich am Markt zu behaupten. Außerdem ist es eine gute Gelegenheit, um das Team zu stärken, Journalisten einzuladen oder künftige Pläne zu verkünden.
Damit die Planung einer so wichtigen Veranstaltung stressfrei vonstattengeht, ist es hilfreich, im Vorfeld alle Fristen und Termine sowie Aufgaben und Zuständigkeiten festzuhalten. Folgende sieben Schritte sind besonders wichtig für die Planung:
1. Zeitplan erstellen
Eine rechtzeitige Planung ist das Um und Auf – und zwar ganz egal, ob es sich um ein Event in kleinerem Kreis oder eine größere Jubiläumsfeier handelt. Denn die Zeit rast gefühlt ohnehin dahin und besondere Tage stehen somit oft schneller wieder vor der Tür, als erwartet. Mit ersten Überlegungen kann man daher nie früh genug starten. Grundsätzlich gilt in puncto Zeitplan folgende Faustregel:
- Firmenfeiern im kleinen Kreis: Bei kleinen Events, wie zum Beispiel 5-jährige oder 10-jährige Firmenjubiläen, mit einer Gästeschar von bis zu 100 Personen, ist es ratsam, mindestens etwa sechs bis neun Monate vor der Veranstaltung mit der Planung zu beginnen.
- Firmenfeiern im großen Kreis: Feiert ein Unternehmen sein 70-jähriges oder 100-jähriges Bestehen, findet die Veranstaltung in der Regel in einem größeren Rahmen statt. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, bereits ein bis zwei Jahre vorher mit der Planung loszulegen. Der Grund: Es handelt sich hierbei meist um große Unternehmen, bei denen die einzelnen Schritte wie die Budgetverteilung oder die Planung von PR-Aktionen zunächst durch Vorstand und Geschäftsführung freigegeben werden müssen.
Insbesondere bei größeren Firmenjubiläen empfiehlt es sich, die Aufgaben auf mehrere Personen aufzuteilen, damit nichts in Vergessenheit gerät.
Tipp: Ein Firmenjubiläum ist nicht nur ein feierlicher Anlass. Es lässt sich auch hervorragend in die Marketingstrategie einbinden. Die Aufmerksamkeit des Jubiläums bietet großes Potenzial, die eigene Marke und Firmenbotschaft der breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen – ob mit digitalen Methoden wie Werbespots, Mailings und Social Media oder mit haptischen Werbemitteln wie Roll-ups, Flyern und Plakaten. Beim Eingang der Eventlocation können beispielsweise Fahnen aufgestellt werden. Die Botschaft wird dabei am besten auf einen Stoff gedruckt, der witterungsbeständig ist. Daneben gibt es weitere Kriterien für die Auswahl der richtigen Fahne. Ist diese einmal angefertigt, kann sie auch für künftige Veranstaltungen verwendet werden.
Zusammenfassend lässt sich also feststellen: Für Unternehmen bedeutet ein Jubiläum nicht nur, die Aufmerksamkeit im jeweiligen Jubiläumsjahr zu genießen, sondern auch, dieses aktiv für die eigenen Marketingziele zu nutzen und damit die Bekanntheit zu steigern.
2. Budget abklären
Um das Firmenjubiläum perfekt durchführen zu können, gilt es, im Vorfeld einen Budgetrahmen zu definieren. In den meisten Fällen müssen die verantwortlichen Mitarbeiter das Budget mit der Geschäftsführung absprechen und genehmigen lassen. Achtung: Der Budgetrahmen sollte auch einen gewissen Betrag (15 bis 20 Prozent) für unvorhergesehene Ausgaben beinhalten, schließlich können auch Vorbereitungen schiefgehen oder aber eine Position verschlingt mehr Geld als eingeplant.
3. Zeitpunkt festlegen
Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend für den Erfolg des Firmenjubiläums. Und hierbei gibt es vieles zu berücksichtigen, wie zum Beispiel Ferien- und Urlaubszeiten. Vor allem in den Sommermonaten sind viele Menschen auf Reisen, wodurch die Gästeliste schrumpfen könnte.
Auch die Wochentage Montag bis Mittwoch eignen sich weniger gut für Firmenjubiläen. Denn es ist davon auszugehen, dass viele Besucher ebenfalls arbeiten müssen und nach einem anstrengenden Arbeitstag nicht allzu motiviert sind, um noch an einer Feier teilzunehmen.
Gut geeignete Tage für eine Firmenfeier sind Freitag und Samstag sowie unter Umständen auch bereits der Donnerstag. Während Tagesveranstaltungen idealerweise zwischen 11 und 12 Uhr beginnen sollten, liegt der Start von Abendveranstaltungen zumeist zwischen 18 und 19 Uhr. Vorher macht es wenig Sinn, weil viele Gäste bis 17 Uhr arbeiten.
4. Gästeliste erstellen
Ein wichtiger Punkt auf der Checkliste ist die Erstellung der Gästeliste. Zunächst ist mit der Geschäftsführung abzuklären, wer eine Einladung zum Firmenevent erhalten soll. Dies können beispielsweise alle Personen sein, die in der Vergangenheit zum Firmenerfolg beigetragen haben und aktuell mitwirken. Dazu zählen:
- ehemalige und aktuelle Mitarbeiter des Unternehmens
- Praktikanten, Auszubildende
- Geschäftspartner und -freunde
- Lieferanten
- Kunden
Ebenso finden sich Vertreter aus Politik und Wirtschaft auf Gästelisten, genauso wie solche der Presse, um die Aufmerksamkeit zu steigern. Zum Beispiel:
- lokale Persönlichkeiten, zum Beispiel Bürgermeister, Landesrat, Bundesrat, Obmänner und -frauen bedeutender wirtschaftlicher Interessensvertretungen
- Pressevertreter
Wer konkret zum Firmenjubiläum eingeladen wird, liegt im Ermessen der Geschäftsführung und hängt zudem von der Art und Größe der Feier ab.
5. Location finden
Bei der Wahl der Location kommt es einmal mehr darauf an, wie umfangreich die Firmenfeier sein soll. Zudem spielen die Jahreszeit und das Thema bzw. Motto eine Rolle. Der Veranstaltungsort sollte in jedem Fall optimal zum Unternehmen passen.
Wer über eine große Produktionshalle, einen umfangreichen Empfangsbereich oder ein großzügiges Firmengrundstück verfügt, auf dem im Sommer Tische, Sesseln, eine Bar oder andere Elemente Platz finden können, kann die Feierlichkeit unter Umständen im Betrieb selbst veranstalten.
Wer sich hingegen dazu entscheidet, auf eine alternative Location auszuweichen, sollte folgendes berücksichtigen: Je früher ein Firmenjubiläum geplant wird, desto niedriger fallen oft die Preise für den Standort und das Catering aus. Auch das Risiko, dass die gewünschte Location nicht mehr zur Verfügung steht, ist bei einer frühzeitigen Buchung geringer.
6. Das Programm ausarbeiten
Ein Firmenjubiläum sollte in erster Linie informativ und unterhaltsam sein. Gäste erwarten sich meist einen Einblick in den Betrieb, aber auch einen geselligen Abend zum Netzwerken. Folgende Programmpunkte dürfen nicht fehlen:
- Empfang der Gäste
- Eröffnungsrede durch die Geschäftsführung
- Rückblick auf die zurückliegenden Jahre der Firmengeschichte sowie Ausblick auf das künftige Bestehen der Firma
- Lob und Dank an die Mitwirkenden
- Dank an alle Kunden, Sponsoren und Geschäftspartner
Anschließend beginnt das Rahmenprogramm, einschließlich kulinarischer Versorgung. Wichtig ist, den Besuchern zwischen den einzelnen Programmpunkten ausreichend Gelegenheit für Gespräche und das Knüpfen neuer Kontakte zu geben.
Tipp: Im Rahmen des Events ist es eine nette Geste, den Gästen eine eigens angefertigte Jubiläumsbroschüre auszuhändigen, die alle Meilensteine der bisherigen Unternehmensgeschichte enthält. Auch ein regionales, kulinarisches Mitbringsel aus dem jeweiligen Ort kommt gut an.
7. Einladungen versenden
Wurden alle Vorbereitungen getroffen, können die Einladungskarten für das Firmenjubiläum erstellt und verschickt werden. Je nach Größe und Art der Feier lassen sich die Karten entweder selbst kreieren und ausdrucken oder professionell gestalten.
Die Einladungen zum Firmenjubiläum sollten folgende Angaben enthalten:
- Anlass
- Termin
- Name des Empfängers und Absenders
- Anschrift der Location, gegebenenfalls mit Wegbeschreibung oder Anfahrtsskizze
- Ein paar motivierende Worte, warum sich der Besuch der Feier lohnt
- Angaben dazu, ob es gestattet ist, eine Begleitung oder die Familie mitzubringen
Auch das grobe Programm kann auf der Karte bereits Platz finden. Sollte für die Firmenfeier darüber hinaus ein bestimmtes Thema oder Motto festgelegt worden sein, so sollte es auf der Einladung außerdem eine Angabe zum entsprechenden Dresscode geben.
Fazit: Gute Vorbereitung ist Trumpf!
Damit das Firmenjubiläum oder ein anderes Firmenevent ein voller Erfolg wird, ist es essentiell, die Feier frühzeitig vorzubereiten und gut durchzuplanen. Bei großen Firmenfeiern empfiehlt es sich, die notwendigen Aufgaben auf mehrere Teammitglieder aufzuteilen und die Zuständigkeiten klar abzustecken. Eine Checkliste hilft bei der reibungslosen Planung und Umsetzung der Feier.
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