Einkauf und Logistik für Gründer

Betriebswirtschaftlich bedeutet Einkauf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten. Es handelt sich um jene Waren und Dienstleistungen, Rohstoffe, Artikel oder Zulieferteile, die das Unternehmen verwendet, aber nicht selbst herstellt oder anbietet.

Günstige Einkaufskonditionen sind für fast jedes Unternehmen lebenswichtig – besonders in der frühesten Start-Phase einer Existenzgründung. Denn ein Gründer muss auch bei anfangs niedrigen Verkaufszahlen schnell die Gewinnschwelle erreichen – und damit die Wettbewerbsfähigkeit.

Es gehört also zum A und O der Existenzgründung, sich mit Themen wie Sourcing (Lieferantensuche), Marktpreis-Entwicklungen, Einkaufsverhandlungen, Lieferantenverträgen oder strategischen Partnerschaften zu befassen. Franchisenehmer genießen die Einkaufsvorteile ihres Netzwerkes. Doch können sich Gründer beispielsweise auch als Partner an Einkaufsgenossenschaften beteiligen.

Zu guter Letzt gilt es, Lagerhaltung und Logistik im Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten. Auch hier bietet der Markt Management-Lösungen und Services, die bereits beim Startup helfen. Einige Stichworte lauten Outsourcing oder Digitalisierung.

Einkauf: Wie komme ich als Gründer günstig an meine Ware?

Für Unternehmens-Gründer ist es meist schwierig, mit Herstellern oder Großhändlern günstige Einkaufskonditionen für die benötigten Artikel auszuhandeln. Die Hoffnung auf einen guten Kunden mag zwar helfen, doch haben provisionsabhängige Verkäufer in der Regel nichts zu verschenken. Um trotz geringer Absatzmengen in der Start-Phase an attraktive Rabatte zu gelangen, bietet sich manchmal der Anschluss an eine Einkaufsgemeinschaft an.

Es gibt unterschiedliche Formen der Einkaufsgemeinschaft. Je nach Zugehörigkeit, Rechtsform oder Zielsetzung werden sie als

• Einkaufsvereinigung
• Einkaufskontor
• Einkaufsverband
• Einkaufsgenossenschaft
• integriertes Handelssystem
• kooperierendes Handelssystem
• Handelskooperation
• kooperierende Gruppe
• oder Verbundgruppe bezeichnet.

Professionelle Netzwerke ermöglichen es insbesondere Einzelhändlern, ihre Interessen vom Start ab zu bündeln. Sie können ihre Aufgaben zentralisieren, um auf dem Markt konkurrenzfähiger zu sein. Die teilnehmenden Unternehmen nutzen die Synergien in den Bereichen Einkauf, Logistik, Schulung, Marketing, Absatz oder Controlling zur Verbesserung ihrer Wirtschaftlichkeit. So kann sich ein zentrales Finanzmanagement beispielsweise positiv auf die Bonität der einzelnen Mitglieder auswirken, wenn es um die Beantragung von Waren-, Liefer- oder Bankkrediten geht.

Die Vorteile von Franchisenehmern im Einkauf

Der zentrale Einkauf ist einer der größten Vorteile von Franchise-Netzwerken gegenüber Einzelunternehmen. Die Franchise-Zentrale übernimmt den Einkauf und steuert die Logistik. Davon profitieren die Franchise-Nehmer gleich doppelt. Erstens beschafft die System-Zentrale die Zuliefer-Waren und Artikel für das gesamte Netzwerk in so großen Volumina, dass erhebliche Mengenrabatte erzielt werden können. Des Weiteren befreit die Zentrale die Franchise-Nehmer von der zeit- und kostenaufwändigen Beschaffung und Lagerhaltung. Sie hält ihnen damit den Rücken für das Kerngeschäft frei: den Verkauf und Kundenservice.

Wie führe ich erfolgreich Einkaufsverhandlungen?

Preisverhandlungen sind keine Smalltalk-Runden unter Freunden, sondern hartes Business. Für Käufer wie Verkäufer geht es oft an die Substanz. Trotzdem muss ein Unternehmer nicht jede Preiserhöhung seiner Lieferanten akzeptieren. Denn wie kommen die meisten Preissteigerungen zustande? Nicht dadurch, dass die Rohstoff- oder Beschaffungspreise deutlich gestiegen sind. Meistens werden Verkäufer durch ihr Management zu Preiserhöhungen gedrängt. Sie müssen ihre Umsätze im hausinternen Wettbewerb steigern oder um ihre Provisions-Sätze kämpfen. Wer als Einkäufer gut über die Preisstrukturen auf dem Markt informiert ist, hat schlagkräftige Gegenargumente.

Es empfiehlt sich, eine Preisstrukturanalyse durchzuführen. Hier können zum Beispiel die Material-Gemeinkosten, die gängigen Margen und die allgemein üblichen Kosten für Herstellung, Personal und Logistik mit den marktüblichen Aufschlägen mit einfließen. Wichtigste Quelle ist natürlich der Wettbewerb des Lieferanten. Bietet ein Mitbewerber dieselben Artikel und Produkte bei gleicher Qualität für deutlich günstiger an, muss der Anbieter mit dem Preis heruntergehen. Oder er verliert seinen Abnehmer.

Franchise-Systeme haben hier den klaren Vorteil der Marktmacht und der großen Abnahmemengen.

Warum ist Logistik für Gründer ein interessantes Thema?

In der Phase der Existenzgründung sollten die Kosten so niedrig wie möglich gehalten werden, um das Unternehmen schneller rentabel zu machen. Deshalb lohnt es sich, neben dem Einkauf auch die Vorratshaltung der Warenbestände vom Start an so effizient wie möglich zu gestalten. Dies gibt dem Startup mehr Manpower für sein Kerngeschäft.

Wer ein Warenlager baut oder entsprechende Räumlichkeiten mietet, hat mehr als nur die Kosten für die Immobilie und Ausstattung einzukalkulieren. Es gilt zudem, Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und Vorschriften umzusetzen und zu beachten. Aus ökonomischer Sicht aber müssen die logistischen Abläufe stringent geplant und rationalisiert werden.

Logistik effizienter planen

Es fängt an bei der Standortwahl. Zeit, Aufwand und Kosten für den Transport sind umso niedriger, je strategisch günstiger das Lager gelegen ist. Franchisenehmer haben gegenüber Einzel-Existenzgründern den Vorteil, dass sie vielfach keinen oder nur wenig eigenen Lagerraum benötigen. Sie erhalten ihre Ware meist „punktgenau“ von der Systemzentrale geliefert.

Gründern empfiehlt es sich, lieber kleinere Mengen einzulagern und dafür häufiger nachzubestellen. Die Mindestbestände sind so gering wie möglich zu halten. Denn geringere Bestände bedeuten weniger Kapitalbindung, weniger Stauraum-Auslastung und weniger Lagerkosten.

Drohen Engpässe durch erhöhte Kunden-Nachfrage, können die Service-Leistungen von Just-in-time-Anbietern helfen. Sie liefern nur auf unmittelbare Bestellung und Nachfrage. In manchen Brachen sind zudem unabhängige Beschaffungsdienstleister tätig, die sich meist weltweit vernetzt haben und bei Bedarf bei allen Anbietern anfragen. Ein Beispiel sind die Chip-Broker in der Elektroartikel-Industrie.

Ist die Ware im Haus, sollte sie effizient eingelagert werden. Wie das möglich ist? Schnelldreher gehören dorthin, wo der schnellstmögliche Zugriff besteht, beispielsweise in der Nähe des Lager-Eingangs oder Warenausgangs. Waren oder Produkte, die seltener benötigt oder verkauft werden, gehören in hintere Lagerbereiche. Es ist sinnvoll, zu prüfen, ob es Waren und Materialien gibt, die immer benötigt werden, und welche Waren das Sortiment lediglich ergänzen.

Alternativen: automatisierte Logistik oder Outsourcing

Auch die Lagerkosten können einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. In einem Europalettenlager entfallen im Durchschnitt 20 Prozent der Kosten auf Fördertechnik und die sogenannten Regalkosten sowie rund 40 Prozent auf Mitarbeiter bzw. Personal. Hier sollten Einsparpotenziale gesucht werden.

Moderne Software-Systeme helfen, die Waren-und Lager-Logistik zu beschleunigen und die Prozesse zu verschlanken oder komplett zu automatisieren. Das digitalisierte Lager ist längst keine Science-Fiction mehr. Franchisegeber sollten ihren Partnern die entsprechenden Systeme zur Verfügung stellen.

Trotzdem empfiehlt es sich gerade für einen Existenzgründer, über das Outsourcing seiner Logistik nachdenken. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um eine Branche mit hohem Warenfluss oder starken Saison-Schwankungen handelt. Oder wenn Bau oder Miete von Lagerkapazitäten die Anfangsinvestitionen drastisch erhöhen würden. Moderne externe Dienstleister aus dem Logistik-Business bieten ihren Service an. Sie betreiben beispielsweise effiziente Hochregallager und Fahrzeugflotten.

Fazit: Einkauf und Logistik sind Erfolgs- oder k.o.-Faktoren

Der wichtigste und kritischste Kostenfaktor ist bei den meisten Unternehmen der Einkauf. Daher sollten Existenzgründer bestens informiert sein, welches Wissen sie für Preisverhandlungen benötigen und welche strategischen Allianzen sie knüpfen können – seien es Einkaufs-Netzwerke oder Genossenschaften. Und mit einer gut ineinandergreifenden Logistikkette arbeiten sie zudem wirtschaftlich wettbewerbsfähiger. Von Anfang an.

Hier geht's weiter: Produktion der Waren