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Wie Franchisenehmer ihre Chancen bei Ausschreibungen erhöhen

Ausschreibungen

Ausschreibungen sind für öffentliche Organisationen, Unternehmen und staatliche Einrichtungen ein wirksames Verfahren zur Beschaffung von Produkten beziehungsweise Dienstleistungen. Das Ziel besteht darin, den idealen Anbieter mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Möchten Franchisenehmer Angebote abgeben, gilt es einige Faktoren zu berücksichtigen. Bereits kleine Fehler oder unvollständige Daten können zur Ablehnung führen. Folgende Vorgehensweise und Tipps steigern die Chancen auf eine Auftragsvergabe.

Mögliche Quellen für Ausschreibungen

Abhängig von Branche und Standort sowie den Werten, Qualifikationen und Zielen von Unternehmern, kommen individuelle Ausschreibungen zur Angebotsabgabe infrage. Für die Suche nach potenziellen Aufträgen lassen sich verschiedenste Quellen nutzen. Einen besonders schnellen und direkten Einblick in öffentliche Ausschreibungen in Österreich kann man über spezialisierte Plattformen gewinnen. Dabei lässt sich zum Teil konkret nach Aufträgen nach Bundesland, Stadt und Bezirk recherchieren. Auf entsprechenden Ausschreibungsportalen können Unternehmen regionale Ausschreibungen passend zu ihrem Angebot finden. Weitere Quellen für Ausschreibungen sind Branchenverbände, Franchise-Netzwerke sowie Direktkontakte zu Ausschreibenden. Zur Chancenerhöhung sollten Franchisenehmer mehrere Quellen nutzen.

Ausschreibungen analysieren und die perfekte Antwort liefern

Die Ansprüche an Angebote können bei Ausschreibungen überaus hoch und die Vorgaben streng sein. Da bereits kleinste Unstimmigkeiten oft zum Ausschluss führen, sollte man die Ausschreibung genauestens analysieren. Das Angebot muss präzise auf die Anforderungen eingehen und alles umfassen, was der Ausschreibende wünscht. Das Angebot ist im Idealfall eine überzeugende Antwort auf die Ausschreibung und präsentiert eine attraktive Lösung mit individuellem Mehrwert. Das Ausarbeiten einzigartiger Stärken kann Franchisenehmern deutliche Wettbewerbsvorteile verschaffen und für Ausschreibende den Ausschlag geben.

Vorteile selbstbewusst betonen

Werden die Vorteile der potenziellen Zusammenarbeit konkret ausgearbeitet und transparent formuliert, lässt sich der Mehrwert für den Ausschreibenden verdeutlichen. Insbesondere Franchisenehmer können hier mit Besonderheiten wie einem etablierten und bewährten Geschäftsmodell, gebündeltem Know-how und einer starken Infrastruktur begeistern. Das Angebot sollte eine professionelle und authentische Demonstration der Kompetenzen und Erfahrungen enthalten. Referenzen können diese unterstreichen und wertvolles Vertrauen schaffen. Weitere Möglichkeiten zur Betonung von Erfahrungen und Fähigkeiten:

  • Auszeichnungen: Wurde das individuelle Angebot in der Vergangenheit prämiert, kann man diese Erfolge in ihr Angebot einfließen lassen.
  • Zertifizierungen: Mit offiziellen Zertifikaten demonstrieren Anbieter ihre Kompetenzen ebenfalls und stellen überzeugende Belege dafür bereit. 
  • Fallstudien: Werden bereits gemeisterte Projekte durch eine für die Ausschreibung relevante Fallstudie deutlich, unterstreicht diese die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen besonders authentisch. Neben der Kompetenz zeugt die Fallstudie von der Erfahrung des Anbieters und schafft zusätzlich Vertrauen.
  • Partnerschafen: Können Franchisenehmer für ein Projekt wichtige Kooperationen vorweisen, ist das bei Ausschreibungen ein Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Schließlich können Partnerschaften starke Symbiosen darstellen, welche dem potenziellen Auftraggeber Zeit, Kosten und Nerven sparen.

Verständliche und professionelle Sprache 

Angebote für Ausschreibungen müssen gut verständlich formuliert sein und eine ordentliche und leicht zu erfassende Struktur aufweisen. Gleichzeitig sind die Vorgaben an das Format exakt einzuhalten. Fehler hinsichtlich der Rechtschreibung und Grammatik sind bei Ausschreibungen ein absolutes No-Go. Es ist deshalb stets ratsam, vor der Angebotsabgabe eine sorgfältige Prüfung durchzuführen.

Kurze Reaktionszeit und Vollständigkeit gewährleisten

Bei Ausschreibungen sind Fristen zu Angebotsabgabe und möglichen Änderungen üblich. Unternehmen, welche die Einreichungsfristen verstreichen lassen, müssen mit einer Ablehnung rechnen. Auch unvollständige Unterlagen führend dazu, dass Angebote nicht berücksichtigt werden. Für eine erfolgreiche Angebotsabgabe unter Einhaltung sämtlicher Anforderungen muss man ausreichend Zeit für die Vorbereitungen einplanen. Der Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen. Da im Tagesgeschäft stets Dinge dazwischenkommen können, welche die volle Aufmerksamkeit erfordern, ist ein Zeitpuffer einzuplanen, damit die termintreue Teilnahme an der Ausschreibung gelingt.

Bei Bedarf ist es empfehlenswert, offene Fragen oder womöglich fehlende Angaben zu Fristen direkt mit Ausschreibenden zu klären. Eine klare und frühzeitige Kommunikation ist dabei elementar.

Kostendeckung und Wettbewerbsfähigkeit

Zu günstige Angebote sind ebenso wenig wettbewerbsfähig wie überteuerte. Franchisenehmer sind deshalb gut beraten, sich über die marktüblichen Konditionen zu informieren. Der Preis sollte sowohl kostendeckend als auch gewinnbringend kalkuliert sein. Dennoch müssen sich Anbieter darüber bewusst sein, dass Aufträge, die durch Ausschreibungen hervorgehen, häufig weniger Gewinn abwerfen als direkt generierte Projekte. Ausschreibungen sind überaus wettbewerbsintensiv und setzen strenges Kalkulieren voraus, um die Chancen für eine Zusage zu erhöhen.

Darüber hinaus kann es langfristig durchaus vorteilhaft sein, ein Angebot ohne gewinnbringenden Preis abzugeben. Verspricht ein Auftrag beispielsweise den Zugang zu neuen und vielversprechenden Märkten beziehungsweise Branchen oder eine kostbare Stärkung der Markenpräsenz, könnte der punktuelle Gewinnverzicht dauerhaft zum Erfolg des gesamten Franchisekonzepts beitragen.

Ob gewinnbringend oder nicht: Die Qualität muss stimmen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ist für jeden Anbieter Pflicht.

Markenstandards berücksichtigen

Als Teil eines Franchise-Unternehmens müssen Franchisenehmer sicherstellen, dass ihr Angebot mit dem Geschäftsmodell und den damit verbundenen Markenstandards harmoniert. Die einheitliche beziehungsweise vertragsgemäße Präsentation ist für das professionelle Auftreten ein Muss und trägt zu kompetenten Angeboten bei.

Nachhaltigkeit einfließen lassen

Nachhaltige Angebote haben bei immer mehr Ausschreibungen bessere Chancen. Aufgrund der Klimakrise sind ökologisch verträgliche Produkte und Dienstleistungen zunehmend eine Voraussetzung für die Realisierung von Projekten. Ob Baubranche, Lebensmittelindustrie, Textilbranche oder Hotellerie: Grüne Lösungen sind branchenübergreifend gefragter denn je, wodurch sich auch Franchisenehmer mit entsprechender Ausrichtung Vorteile in der Auftragsvergabe verschaffen. Da mit dem direkten oder indirekten Klimaschutz schließlich auch Imagevorteile einhergehen, haben viele Ausschreibenden ein hohes Interesse an nachhaltig orientierten Anbietern.

Viele Unternehmen sind durch das Nachhaltigkeits- und Diversitätsverbesserungsgesetztes (NaDiVeG) bereits zu einem Nachhaltigkeitsbericht verpflichtet. Mit dem NaDiVeG wird auf nationaler Ebene die NFI-Richtlinie (Non-Financial Reporting Directive) der Europäischen Union umgesetzt, welche 2014 in Kraft trat. Wie das Klimaschutzministerium (BMK) erklärt, können sich Unternehmen bei ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung an Rahmenwerken wie der Global Reporting Initiative (GRI) und dem Global Compact der Vereinten Nationen orientieren.

Kleinere und mittlere Unternehmen sowie Startups können sich an Beratungsunternehmen wenden, die sich auf zukunftstaugliche Nachhaltigkeitslösungen spezialisiert haben. Während einer professionellen Nachhaltigkeitsberatung vermitteln Experten für ökologischen Mehrwert individuelle Lösungsansätze, die auch bei künftigen Angeboten für Ausschreibungen den entscheidenden Unterschied machen können.

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