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Suchen & verhandeln: Mit den richtigen Gastro-Lieferanten zum Erfolg

Entscheidung treffen, passenden Partner finden, rechtliche Schritte beachten – wer Franchisenehmer wird, muss eine Reihe von Dingen beachten. Eine besondere Rolle in der Gastronomie spielen dabei Lieferanten. Sie müssen rasch und effizient gefunden werden, zuverlässig sein und vor allem einen guten Preis bieten. Doch wie findet man gute Lieferanten und führt mit ihnen ein zielführendes Verhandlungsgespräch? Im folgenden Artikel gibt es Tipps dazu. 

Den richtigen Lieferanten finden

War es früher noch schwierig, sich einen Überblick über Anbieter, Produkte und Preise zu verschaffen, so ist es heute dank des Internets relativ einfach geworden, Vergleiche anzustellen und Kontakte zu knüpfen. Grundsätzlich kann man entweder beim Hersteller, Großhändler und Importeur selbst anfragen oder Lieferantenverzeichnisse durchstöbern. Insbesondere Franchisenehmer haben hierbei einen entscheidenden Vorteil: Sie profitieren davon, dass sie in der Regel bestehende Lieferanten-Beziehungen des Franchisesystems nutzen können und haben somit bereits eine gute Basis für weitere Verhandlungen. 

Bei der Auswahl des richtigen Lieferanten spielen vor allem folgende Kriterien eine Rolle: Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit, Flexibilität und natürlich die Preisgestaltung. Auch das Kulanzverhalten und die Lieferbereitschaft sollten unter die Lupe genommen werden. Weitere Fragen, die es zu klären gilt, sind: Woher bezieht der Lieferant selbst seine Produkte? Gewährt er Partnern einen Lieferantenkredit? Wie kurzfristig kann er liefern? Wer liefert die Produkte – immer die gleiche Person, die auch den Hausbrauch kennt? Gibt es zusätzlichen Service? Als Anhaltspunkt kann die von Reinhardt Jünemann, Experte für Logistik und Materialfluss, entwickelte 6-R-Regel verwendet werden. Sie fasst die wichtigsten Punkte zusammen und lautet: 

  1. Das richtige Produkt 
  2. muss zur richtigen Zeit 
  3. am richtigen Ort 
  4. in der richtigen Menge 
  5. sowie in der richtigen Qualität 
  6. mit den richtigen Kosten zur Verfügung stehen. 

Grundsätzlich ist es sinnvoll, langfristige Beziehungen mit Lieferanten und ihren Fahrern aufzubauen. Je länger man mit den gleichen Partnern zusammenarbeitet, desto besser kennen diese die Hausbräuche, bringen die Waren mitunter direkt in den Kühlraum und können auf kurzfristige Änderungen besser reagieren. 

Eine Alternative parat haben

Wer sich bei der Auswahl unsicher ist, kann ein sogenanntes Lieferantenaudit machen – entweder selbst oder durch einen Partner. Hierbei lassen sich Werte wie Management, Logistik, Hygiene oder Umweltfreundlichkeit unabhängig prüfen und besser einschätzen. Als Einkäufer sollte man sich zudem nicht nur auf einen Lieferanten verlassen, sondern auch nach einer Alternative Ausschau halten. Kommt es einmal zu Lieferengpässen, kann so rasch auf einen zweiten Lieferanten zurückgegriffen werden. Doch Achtung: Wer einen generellen Lieferantenwechsel plant, weil er zum Beispiel einen günstigeren Anbieter gefunden hat, muss auf Vertragsüberschneidungen und Kündigungsfristen achten. 

Richtig kommunizieren & Ziele setzen

Neben handfesten Kriterien ist bei der Auswahl vor allem eines gefragt: die richtige Kommunikation. Gleich zu Beginn stellt sich hierbei die Frage, in welcher Sprache kommuniziert werden muss. Manche Unternehmen haben Lieferanten im Ausland, deren Muttersprache nicht immer Deutsch ist. Bei Gesprächen in Englisch oder einer anderen Fremdsprache kann es jedoch mitunter zu Missverständnissen kommen. Eine perfekte Vorbereitung ist daher unerlässlich. Sie bestimmt generell zu 80 % über den Erfolg einer Verhandlung. Doch es geht nicht nur um die Sprache, sondern auch um den Inhalt eines Lieferantengesprächs. Hierbei ist es wichtig, sich vorab über die eigenen Ziele im Klaren zu sein. Was ist das Maximalziel, also die Optimal-Situation? Und was ist das Minimalziel, also jener Kompromiss, den man bereit ist, einzugehen? 

Optimale Ausgangsposition schaffen

Besonderes Augenmerk sollte auf das Schaffen einer optimalen Ausgangssituation gelegt werden. Das heißt zum Beispiel: Der Besprechungsraum muss rechtzeitig reserviert werden, die Dokumente müssen übersichtlich aufbereitet werden und die Technik muss überprüft werden. Es ist auch wichtig, sich ein genaues Bild vom Gegenüber zu machen. Gibt es Referenzen? Wen beliefert er oder sie noch? Welche Werte sind dem Lieferanten wichtig? Welche Strategie verfolgt er? Je besser Einkäufer den potentiellen Partner kennen, desto besser können sie sich in ihn hineinversetzen, die eigenen Ziele im Augen behalten und kommunikative Pannen vermeiden. Ein lockerer Einstieg mit legeren, lockeren Fragen kann zudem helfen, die richtigen Rahmenbedingungen für ein späteres, sachlicheres Verhandlungsgespräch zu schaffen. 

Sachebene von der Beziehungsebene trennen

In der Verhandlung selbst ist es essentiell, die Beziehungsebene von der Sachebene zu trennen. Sobald es um sachliche Fakten geht, müssen diese im Mittelpunkt stehen. Wohl aber gilt es, tolerant und kompromissbereit zu kommunizieren und dem Gegenüber Respekt und Wertschätzung entgegenzubringen. Eine offene, positive Körpersprache und eine gut überlegte Wortwahl können hierbei hilfreich sein. Dem Verhandlungspartner sollte in jedem Fall genügend Raum, sowie genug Zeit zum Reden gewährt werden. Aktives Zuhören ist oftmals der Schlüssel zum Erfolg. Um in der Hitze des Gefechts nicht den Überblick zu verlieren, kann eine Tagesordnung sinnvoll sein. 

Eine perfekte Nachbereitung

Am Ende einer Verhandlung sollten die wichtigsten Fakten noch einmal zusammengefasst und das Gespräch positiv beenden werden – auch wenn es vorerst zu keinem zufriedenstellenden Abschluss gekommen ist. Für künftige Verhandlungen und die eigene Reputation kann dies trotzdem von Vorteil sein. In einem abschließenden Protokoll können die wichtigsten Punkte zusammengefasst werden und in einer To-Do-Liste die nächsten Aufgaben strukturiert werden. 

Fazit: Wer sich dazu entschlossen hat, Franchisenehmer zu werden, kann in der Regel bestehende Lieferanten-Beziehungen des Franchisesystems nutzen und hat damit bereits einen entscheidenden Vorteil bei der Auswahl des richtigen Lieferanten. Trotzdem sollte man bei der Wahl die wichtigsten Faktoren nicht außer Acht lassen und vor allem genug Zeit in die Vor- und Nachbereitung von Verhandlungen und Gesprächen investieren. So können Lieferantenkooperationen entstehen, die nicht nur langfristig bestehen, sondern auch eine Win-Win-Situation für beide beteiligte Partner darstellen.


Photo by ja ma, Victória Kubiaki and Chris Liverani on Unsplash

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