Die wichtigsten Kassensysteme im Überblick

Leistungsstarke Kassensysteme sind aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Nicht nur im Handel und der Gastronomie, auch im Dienstleistungssektor machen die steuerlichen Vorschriften heute den Einsatz von Registrierkassen erforderlich. Kassensysteme müssen oft weitere Anforderungen erfüllen und lassen sich bei einigen Anbietern daher auch individuell auf das jeweilige Geschäftskonzept anpassen.

Die meisten Franchise-Nehmer werden bei der Wahl des Kassen- und Warenwirtschaftssystems (sowie in vielen anderen Bereichen) Unterstützung von ihrem Franchise-System erhalten. Genauso gibt es aber Systeme, die ihren Partnern hier freie Wahl lassen. Welche Kassensysteme gibt es? Welche Marken sind auf dem Markt und was bieten sie? Hier folgt ein Überblick.

Welche Kassensysteme gibt es?

Für die Auswahl des geeigneten Kassensystems sind zwei Fragen zu klären:

• Welche Anforderungen muss das System erfüllen? Soll es sich über mobile Geräte bedienen lassen? Ist für den Geschäftstyp ein stationäres Gerät besser? Oder reicht eine einfache elektronische Registrierkasse aus?
• In welcher Branche ist das Unternehmen tätig? Systeme für den Einzelhandel müssen andere Funktionen erfüllen als in der Gastronomie oder bei Dienstleistern. Neben Spezialgeräten gibt es einige Passepartout-Kassensysteme, die sich für mehrere Branchen eignen.

Kassensysteme und ihre Aufgaben

Einfache elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Sie sind beim Finanzamt registriert und dienen der Vermeidung von Datenmanipulationen. Die Kasse zeichnet Einnahmen, Ausgaben, Einlagen oder Entnahmen lückenlos auf und druckt für jede Transaktion einen Bon aus.

Gängige Marken von Registrierkassen sind Casio, Olympia oder Sharp. Die Geräte unterscheiden sich in der Anzahl der möglichen Verkäufer oder Warengruppen. Neben Barzahlungen können auch Kartentransaktionen registriert werden. Die Kasse kann jedoch das Kartengerät nicht steuern.

Mit der Registrierkasse kann der Unternehmer zwar Warengruppen anlegen. Er kann aber die Lagerbestände nicht organisieren. Auch die direkte Anbindung an die Buchhaltungssoftware ist mit einer einfachen Registrierkasse nicht möglich. Für eine bestandsgeführte Warenwirtschaft mit effizienter Buchhaltung eignen sich daher komplexere Kassensysteme besser.

POS-Kassensysteme

POS-Kassensysteme sind multifunktionale Registrierkassen, die mehrere Funktionen in einem stationären Gerät vereinen. Sie sind meist mit einem Touchscreen ausgestattet, über den nicht nur Zahlungstransaktionen gesteuert, sondern auch Lagerbestände erfasst werden können. Die Bearbeitung durch die Buchhaltung erfolgt automatisch.

Top Hersteller von POS-Kassensystemen sind Duratec, iZettle, Quorion oder Vectron. Sie bieten verschiedene Gesamtpakete an, die Bondrucker, Kartenlesegeräte oder Kassenschubladen umfassen. Einzelne Komponenten, wie Scanner oder Kundendisplays sind auch separat erhältlich. Sogar Tablets oder iPads lassen sich in das System einbinden.

Der Vorteil von stationären Kassensystemen liegt in ihrer funktionalen Vielfalt. Sie umfassen Registrierkasse, Kartenleser, Warenwirtschaft und Belegeingabegerät in einem System. Zwar können auch mobile Geräte integriert werden. Doch sind in Branchen, wo mehr Flexibilität und eine schnelle Bearbeitung erforderlich ist, mobile Kassensysteme sinnvoller.

Mobile Kassensysteme

Bei den mobilen Kassensystemen ersetzt ein iPad oder Tablet das stationäre Eingabegerät. Zusätzliche Geräte werden einfach über WLAN oder Bluetooth in das System eingebunden. Dadurch besteht auch die Möglichkeit, bereits bestehende Geräte, wie beispielsweise einen Drucker für die Ausgabe von Kundenbelegen über die Kassen-App anzusteuern.

Einer der größten Anbieter von iPad-Kassensystemen wäre ready2order. Andere sind SumUp oder Paymash. Die portablen iPads sind im Vergleich zu komplexen, stationären Geräten günstiger in der Anschaffung. Je nach Anbieter können monatliche Kosten entstehen. Die Schulung der Mitarbeiter wird erleichtert, da sich die modernen Benutzeroberflächen einfach und intuitiv bedienen lassen. 

Lightspeed, ready2order oder iZettle bieten auch effiziente Android-Kassensysteme an. Sie sind besonders beliebt, da sie sich nicht nur mit anderen Android-Geräten kombinieren lassen, sondern auch in iOS-Systeme integriert werden können. Außerdem gelten Open-Source-Betriebssysteme wie Android als stabiler.

Welches Kassensystem für welche Branche?

Kassensysteme für die Gastronomie

In der Gastronomie ist Mobilität gefragt. Von der Aufnahme der Bestellung bis zur Bezahlung der Rechnung muss es möglichst schnell gehen. Das steigert die Kundenzufriedenheit und macht viele Kunden zu Stammgästen. Daher stellen Unternehmer hier besondere Anforderungen an das Kassensystem.

Zwar gibt es beispielsweise von Sharp auch einfache Registrierkassen mit speziellen Gastro-Funktionen, wie einer Tischverwaltung auf dem Markt. Doch werden in Restaurants vernetzte Mobilgeräte immer wichtiger. Hier treten Tablets und iPad-Kassensysteme an die Stelle der herkömmlichen Registrierkasse.

Das mobile Gerät sendet die Bestellung der Gäste direkt vom Tisch an die Küche, wo die Speisen in der richtigen Reihenfolge zubereitet werden können. Die Zahlung erfolgt bar oder mittels Kreditkarte, wobei dem Kunden auch Trinkgeldoptionen mit Prozentsätzen vorgeschlagen werden können.

Kleinere Restaurants setzen auf die günstigen Konditionen von Orderbird. Mit einer einfachen Menüführung und vielseitigen Möglichkeiten, wie einer Tischübersicht oder einer Happy-Hour-Preisgestaltung punkten die Systeme von ready2order. Für größere Gastronomiebetriebe eignen sich Kassensysteme von Lightspeed oder Gastrofix, die eine übergreifende Filialverwaltung sowie eine Schnittstelle für Hotel-Software anbieten.

Kassensysteme für den Einzelhandel

Im Einzelhandelsunternehmen ist neben der Registrierung von Zahlungsvorgängen vor allem eine effiziente Warenwirtschaft sinnvoll. Mit einem Kassensystem können verkaufte Waren sofort ausgebucht werden, wodurch der Unternehmer den Überblick über seine Lagerbestände behält. Die Tagesbuchhaltung erfolgt damit automatisch, und die Integration in die Buchhaltungssoftware ermöglicht eine einfache Weiterleitung zur Bilanzierung.

Beim täglichen Geschäftsbetrieb im fixen Ladengeschäft kommen stationäre POS-Kassensysteme zum Einsatz. Zu den größten Anbietern von Ladenkassen zählen LocaFox oder QuickBon, die eine einfache Bedienung versprechen. Die Systeme von Combase bestehen aus zwei vernetzten Komponenten: einer Kasse für den Laden und dem Backoffice, das im Büro als Hauptwerkzeug dient.

Für Unternehmen, die ihre Produkte auch auf Messen oder Verkaufs-Touren anbieten, sind mobile Geräte von Vorteil. Paymash bietet ein erweiterbares All-in-one-Kassensystem an, das neben der Kasse auch ein Webshop- und Rechnungstool umfasst. Eine flexible Lösung ist die Kassensoftware helloCash, die sich auf eigenen Geräten installieren lässt. Die Apps des renommierten Anbieters Tillhub sind für iOS optimiert.

Kassensysteme für Dienstleister

Im Dienstleistungssektor tritt neben der Lager- und Filialverwaltung das Leistungsmanagement in den Vordergrund. Denn in Betrieben mit mehreren Beschäftigten wird sowohl nach Leistungsarten als auch nach Mitarbeitern getrennt abgerechnet. Zudem spielen auch die Terminverwaltung und der Kundenkontakt eine Rolle. Kundendaten müssen daher sinnvoll erfasst werden.

An der Verkaufsstelle kommt meist ein stationäres Kassensystem zum Einsatz. Dort erfolgt das Kunden- und Terminmanagement durch die einzelnen Mitarbeiter. Dadurch können nicht nur die täglichen Transaktionen erfasst werden. Es erfolgt darüber hinaus auch eine Leistungserfassung, die als Grundlage für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter dien

Mitarbeiter im Außendienst werden mit mobilen Geräten ausgestattet, die die erbrachten Leistungen an die Zentrale weiterleiten. Beispielsweise ist dies über das System von ready2order möglich. Daneben sind Softwarelösungen wie helloCash beliebt, die auf eigenen Mobilgeräten installiert oder auch als All-in-One-Kassensystem erhältlich sind.

Frisör- oder Massagebetriebe setzen auf QuickBon Kassensysteme, die auch Gutscheinzahlungen und Nachbonierungen unterstützen. Mobile Dienstleister können mit der Software und den verschiedenen Komponenten von Zettle ein auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnittenes Kassensystem zusammenstellen.

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