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Worauf es bei der Ausstattung eines Büros ankommt

Welche Möbel und Ausstattungsgegenstände in etwa in ein Büro gehören, ist nicht schwer aufzuzählen. Die wirklich schwierige Frage ist jedoch, was zur absoluten Grundausstattung gehört, was dagegen optional ist und worauf bei der Einrichtung eines Büros geachtet werden muss, damit die Produktivität möglichst hoch ist. Zudem stellen sich insbesondere viele Existenzgründer die Frage, wie sie für möglichst wenig Geld hochwertige Büroausstattung erwerben können. Diese und weitere Fragen sollen im Folgenden geklärt werden.


Zur absoluten Grundausstattung eines Büros gehören ein Schreibtisch, ein Bürostuhl und eine Schreibtischlampe, um den Arbeitsplatz immer bestmöglich auszuleuchten. Zur Aufbewahrung von Aktenordnern und anderen Gegenständen, die ständig verfügbar sein müssen, eignet sich ein einfaches Regal, am besten in Griffweite vom Schreibtisch entfernt. Für technische Gegenstände wie Drucker und Kopierer wird entweder ein zusätzlicher Tisch oder Schrank benötigt.


Wenn Kunden empfangen werden, sollten einige weitere Ausstattungsgegenstände erworben werden. Dazu zählen Garderobenständer, ein paar Stühle für Besucher sowie Objekte, die zur Präsentation verschiedener Medien genutzt werden können, wie beispielsweise Flipcharts, Leinwände und Magnettafeln.


Hinzu kommt natürlich allerlei technische Ausstattung wie Tisch- oder Taschenrechner Computer und Laptop, Kopierer und Drucker, Telefon und gegebenenfalls ein Beamer für Präsentationen.


Insbesondere Existenzgründer möchten ein neues Büro meist so günstig wie möglich ausstatten. Sie bedenken dabei häufig nicht, dass gesundheitliche Probleme ihrer Arbeitnehmer, die auf eine schlechte oder nicht ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes zurückzuführen sind, zu wesentlich höheren finanziellen Belastungen führen können als die Einrichtung eines auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer zugeschnittenes Büro. Arbeitgeber sollten beachten, dass die Ausstattung eines Büros ebenso ein Arbeitswerkzeug ist wie die Säge eines Schreiners: Sie entscheidet entscheidend mit über die Produktivität im Unternehmen. Hat ein Arbeitnehmer unter einem unbequemen Stuhl oder zu wenig Licht am Arbeitsplatz zu leiden, sinkt infolgedessen seine Leistungsfähigkeit und somit die gesamte Produktivität der Firma.


Von essenzieller Bedeutung ist ein ergonomisch gestalteter Bürostuhl , da bei einer schlechten Sitzhaltung Gelenke und Muskulatur übermäßig belastet werden. Dies führt auf Dauer zu typischen Beschwerden wie Rückenschmerzen, die Arbeitnehmer teilweise wochenlang außer Gefecht setzen können. Die Sitzfläche des Bürostuhls sollte sich an die natürliche Form des menschlichen Pos anpassen und ausreichend Halt bieten. Zudem sollte der Stuhl höhenverstellbar sein, um an Angestellte jeder Größe bequem anpassbar zu sein. Sinnvoll ist zudem eine Rückenlehne, die in ihrem Neigungswinkel verstellbar ist. So können Arbeitnehmer sich bequem nach hinten lehnen, eine andere Sitzhaltung einnehmen und so Muskeln und Gelenke entlasten.


Die Höhe der einzelnen Objekte des Arbeitsplatzes wirkt sich stark auf die gesamte Körperhaltung aus. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, ein wenig mehr Geld zu investieren und dafür Büroausstattung zu kaufen, die in ihrer Höhe verstellbar ist. Beispiele dafür sind höhenverstellbare Bürostühle, aber auch Schreibtische und Computerbildschirme.


Um das Arbeiten zu erleichtern und unerwünschte Blendeffekte zu verhindern, sollte jeder Computerbildschirm individuell an seinen Benutzer angepasst werden. Als Grundregel gilt, dass sich direkt hinter dem Bildschirm sowie hinter dem Benutzer keine helle bzw. beleuchtete Fläche oder Fenster befinden sollte, da sonst Reflexionen entstehen, die dem Auge schaden können. Um dies zu vermeiden, sollten Schreibtische immer quer zum Fenster aufgestellt werden. Insbesondere die Wandverkleidung, aber auch alle anderen Oberflächen sollten matt sein, um Reflexionen so gering wie möglich zu halten.


Viel Tageslicht wirkt sich positiv auf den Hormonhaushalt aus und steigert die Konzentration. Da nicht alle Büros über viel einfallendes Tageslicht verfügen, sollte auf Lampen mit mindestens 1000 anstatt der gesetzlich festgeschriebenen 500 Lux gesetzt werden - dies stimuliert den Hormonhaushalt und beugt Müdigkeit vor. Oberflächen in hellen Farben schlucken weniger Licht, wodurch das Auge mehr Licht aufnehmen kann und sich weniger anstrengen muss.


Der Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz wird meist überhaupt keine oder nur eine sehr kleine Bedeutung zugeschrieben. Dies stellt ein Problem dar, weil nahezu alle typischen arbeitsbedingten Erkrankungen der Muskulatur, Knochen und Gelenke auf zu wenig Bewegung zurückzuführen sind. Wer den einzelnen Arbeitsplätzen im Büro viel Platz zuweist, ermöglicht es seinen Arbeitnehmern, sich zwischendurch ein wenig zu bewegen und Muskeln und Gelenke zu lockern. Dies führt zu einer besseren Durchblutung als bei sitzenden Tätigkeiten und kann Rücken- und Gelenkschmerzen effektiv vorbeugen. Wichtig ist, dass überall genügend Platz zum Durchgehen vorhanden ist und nach Möglichkeit Ecken und Kanten vermieden werden, an denen sich Mitarbeiter stoßen können.


Helligkeit ist ein Faktor am Arbeitsplatz, der ebenfalls häufig unterschätzt wird. Hierbei gilt: Extreme sollten in jedem Fall vermieden werden. Ist es zu dunkel, werden die Augen gerade beim langen Arbeiten am Computerbildschirm stark ermüdet, bei zu viel Helligkeit drohen hingegen Kopfschmerzen und andere Beschwerden. Eine dimmbare Schreibtischlampe ist eine gute Lösung, da so jeder Arbeitnehmer selber entscheiden kann, wie stark er seinen Arbeitsplatz beleuchten möchte.


Mit einigen Ausstattungsgegenständen kann die Arbeitsatmosphäre und somit das Wohlbefinden der Angestellten verbessert werden. Dazu zählen simple Dinge wie Topfpflanzen, die ein wenig Abwechslung in den grauen Büroalltag bringen, eine Kaffeemaschine, die in Phasen der Müdigkeit wieder für Motivation und Konzentration sorgt, sowie diverse Bilder, beispielsweise vom letzten Betriebsausflug. Wird den Angestellten erlaubt, ihren Arbeitsplatz ein wenig persönlich zu gestalten, kann sich dies ebenfalls positiv auf die gesamte Atmosphäre im Betrieb auswirken.


Eine knifflige Frage, insbesondere für Existenzgründer, ist, wie die gesamte Büroausstattung von Schreibtischen über Bürostühle, Regale und Elektronik bezahlt werden soll. Eine einfache Lösung gibt es nicht, jedoch einige Möglichkeiten, um die finanzielle Belastung so niedrig wie möglich zu halten:

  • nur das Nötigste kaufen: Manche Einrichtungsgegenstände werden schlichtweg nicht in allen Büros benötigt, kosten jedoch bares Geld und Platz. Man sollte sich also vorab einen Überblick bezüglich der Büroausstattung verschaffen und überlegen, was für das Unternehmen Sinn macht.
  • auf gebrauchte Ausstattung zurückgreifen: insbesondere Großkonzerne wechseln im Abstand von wenigen Jahren teilweise ihre gesamte Büroausstattung, wodurch diese von kleinen und mittelständischen Unternehmen günstig erworben kann, ohne Abstriche an Funktionalität oder Qualität hinnehmen zu müssen.
  • Leasing oder Miete von Bürobedarf: Diese Lösung bietet sich insbesondere für neu gegründete Unternehmen mit geringen finanziellen Mitteln an. Da monatliche Raten beim Leasing oder der Miete von Büroausstattung als betriebliche Ausgaben von der Steuer abgesetzt werden können, entsteht hier gegenüber dem Kauf von Möbeln und anderen Einrichtungsgegenständen ein finanzieller Vorteil.


Die Ausstattung eines Büros keineswegs Makulatur: Wird ein gutes Konzept für die Gestaltung der Büroräume ausgearbeitet, so kann die Arbeitsatmosphäre und infolgedessen die Produktivität des Unternehmens verbessert werden. Ein ergonomisch gestalteter, gut ausgeleuchteter Arbeitsplatz, der den Angestellten ausreichend Bewegungsfreiheit bietet, beugt zudem typischen "Büroerkrankungen" wie Migräne, Rückenschmerzen und Gelenkbeschwerden vor.


Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohl fühlt, kommt gerne zur Arbeit und arbeitet motivierter. Aus diesem Grund sollte auch im Büro auf "Wohlfühlgegenstände" wie Bilder und Pflanzen gesetzt werden, die die Atmosphäre ein wenig auflockern.

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