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Wie lässt sich für Franchisenehmer das Rechnungswesen effektiv erledigen?

Franchisenehmer stehen am Anfang ihrer Karriere häufig vor dem Problem, wie sie das betriebliche Rechnungswesen effektiv erledigen können. Der Begriff Rechnungswesen steht für die permanente Aufzeichnung der kompletten Geschäftsvorfälle. Es ist ein wichtiger Bereich des Betriebes und hält die Basis für Kalkulation und Kostenrechnung bereit. So wird auch der wirtschaftliche Erfolg von Unternehmen sichtbar. Die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens dient als aussagekräftiges Instrument, das Kontrolle und Steuerung des Unternehmens ermöglicht. Daher muss die Einrichtung des Rechnungswesens nach betriebswirtschaftlichen Bestimmungen erfolgen. Damit ist jedoch mancher Franchisenehmer überfordert. Dennoch gelingt es, das Rechnungswesen effektiv zu erledigen, wenn kompetente Hilfe angefordert wird.

Welche Aufgaben hat die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens?

Zu den Aufgaben der Buchführung gehört die Feststellung von Vermögen und Schulden. Alle Veränderungen dieser Werte müssen lückenlos und fristgerecht aufgezeichnet werden. Das erfolgt anhand unterschiedlicher Belegarten. Des Weiteren gehört auch die Ermittlung von Gewinn und Verlust, also des Unternehmerergebnisses, zu den Aufgaben der Buchführung. Dabei werden alle Erträge und Aufwendungen einzeln erfasst. Auch Zahlenwerte zur Kalkulation von Erzeugnissen und Waren liefert das Rechnungswesen, ebenso wie Daten zur innerbetrieblichen Kontrolle. Darüber hinaus ist sie die Basis zur Berechnung von Steuern und dient auch als Beweismaterial, wenn es zu Rechtsstreitigkeiten mit Lieferanten oder Kunden kommt. Es gibt zahlreiche Franchisenehmer, die auf der Suche nach kompetenter Unterstützung sind, um das Rechnungswesen effektiv zu erledigen. Bei Randstad lassen sich gute Mitarbeiter in dem Bereich finden, egal ob auf Kurz- oder Langzeit. Bei der Buchführung handelt es sich um nichts anderes, als die planmäßige und lückenlose Aufzeichnung der kompletten Geschäftsfälle. Sie ist die Basis für das gesamte Rechnungswesen eines Unternehmens.

Die Pflicht zur doppelten Buchführung

Jeder Franchisenehmer, dessen Unternehmen einem kaufmännischen Geschäftsbetrieb entspricht, hat die Pflicht zur doppelten Buchführung. Das bedeutet, er muss kontinuierlich Abschlüsse machen und fortlaufend Inventarverzeichnisse erstellen. Das Finanzamt benötigt diese Art der Buchführung, wenn die betrieblichen Umsätze pro Kalenderjahr bei über 350.000 Euro liegen oder der Gewinn 30.000 Euro übersteigt. Wer einem Freien Beruf nachgeht oder zu den sogenannten Nichtkaufleuten gehört, kann seinen Gewinn oder Verlust anhand der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Diese Methode zur Ermittlung von Gewinn und Verlust beinhaltet die Angabe der Betriebseinnahmen und -ausgaben pro Wirtschaftsjahr, in dem diese geleistet wurden oder geflossen sind. Wer die Pflicht zur doppelten Buchführung hat oder diese freiwillig durchführt, muss sie nach den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung erledigen. Bei der doppelten Buchführung werden alle Aufwendungen, Erträge und die Darstellung der kompletten Bestände systematisch erfasst. Mit dieser Methode ist es möglich, die Vermögens- und Ertragslage des Betriebes komplett darzustellen.

Bei der Buchführung werden die kompletten Geschäftsvorfälle erfasst und zwar

  • wertmäßig
  • lückenlos
  • in zeitlich korrekter Reihenfolge

Wie hilft ein Controller die richtigen Entscheidungen zu treffen?

Alle gesammelten Zahlenwerte müssen nach Einnahmen und Ausgaben gruppiert und geordnet werden. Ist das Wirtschaftsjahr beendet, wird eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Sie zeigt Gewinne oder Verluste des Wirtschaftsjahres auf und macht deutlich, wie sie zustande kamen. Darüber hinaus wird zu diesem Zeitpunkt die Schlussbilanz erstellt. Auf diese Weise werden Vermögen und Schulden sowie daraus resultierende Verschiebungen transparent. Dies ist für den Franchisenehmer als Unternehmensleiter ein wichtiges Instrument, um weitere Entscheidungen zu treffen. Die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens ist ein hilfreiches Mittel für verschiedene Bereiche, denn sie erteilt Auskunft über Höhe und Geschwindigkeit des Umsatzes und macht die Lage des Unternehmens deutlich. Sie verschafft einen genauen Einblick über die Zahlungsbereitschaft des Betriebes und ermittelt seinen Erfolg. Des Weiteren dokumentiert sie die Rentabilität des verwendeten Kapitals und bietet die Grundlage zur Kalkulation. Zudem ist sie die Basis für Planungsrechnungen in Bezug auf neue Unternehmerentscheidungen und ermöglicht die generelle Betriebskontrolle. Die Buchführung dient zur Ermittlung der Steuerberechnungsgrundlage für Finanzamt und Gewerbesteuer und ist ebenfalls Basis für Kreditverhandlungen.

Viele Gesetze verpflichten Unternehmen zur Buchführung

Das Handelsrecht verpflichtet Kaufleute, deren Betriebe einem kaufmännischen Geschäftsbetrieb entsprechen, zum Führen eines Handelsbuches, das den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Wie schon erwähnt, ist der Unternehmer auch verpflichtet, die doppelte Buchführung inklusive Anschluss mit Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung durchzuführen, sofern der Unternehmer mit dem Betrieb bestimmte Richtwerte erzielt, nämlich 350.000 Euro Umsatz pro Kalenderjahr oder 30.000 Euro Gewinn pro Wirtschaftsjahr. Diese Möglichkeiten zur Gewinnermittlung bestehen nur dann, wenn der Unternehmer im Handelsregister eingetragen ist. Wer ein Kleingewerbe betreibt und unter den genannten Werten liegt, muss lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Dies gilt auch für Freiberufler, die den Gewinn mit der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln dürfen, unabhängig von der Höhe des Gewinns oder Umsatzes, wenn sie nicht nach der Grundlage ordnungsgemäßer Buchführung freiwillig Bilanzen erstellen und Bücher führen.

Die wichtigsten Grundlagen zur ordnungsgemäßen Buchführung

Alle Eintragungen müssen in chronologisch korrekter Reihenfolge aufgeführt, formell und sachlich richtig sein. Keine Angaben dürfen unkenntlich gemacht werden und in Euro erstellt werden. Eintragungen mit Bleistift sind nicht erlaubt. Beim Start eines neuen Handelsgewerbes oder zu Beginn eines Wirtschaftszeitraums müssen Bilanz und Inventar erstellt werden. Daraus ergeben sich folgende Grundsätze: Es dürfen keine Gegenstände dazu erfunden werden, es gilt Bilanzwahrheit. Aktiva und Passiva sind klar und deutlich darzustellen, es gilt Bilanzklarheit. Der Abschluss des letzten Jahres ist die Basis für das neue Wirtschaftsjahr, es gilt Bilanzidentität.

Warenein- und ausgang müssen ebenfalls aufgezeichnet werden

Gewerbliche Unternehmen müssen bestimmte Wareneingänge separat aufzeichnen, nämlich Rohstoffe, Waren, unfertige Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten. Es ist ausreichend, wenn der Eingang separat aufgezeichnet wird, zum Beispiel mit Belegen in Sonderablagen. Der Warenausgang aller Waren, die auf Rechnung, unentgeltlich oder Tausch abgegeben werden, muss ebenfalls aufgezeichnet werden, jedoch nur bei Waren, die weiterverwendet werden.

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