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Tipps für Gastronomen: Kosteneffizienz im Betrieb

Wer sich selbstständig macht, benötigt ein gewisses Maß an betriebswirtschaftlichen Kenntnissen. Franchisenehmer arbeiten zwar nach einem klaren Geschäftskonzept, doch der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von ihrer Geschäftstüchtigkeit und auch von ihrem Zahlenverständnis ab. Ein wesentliches Kennzeichen von Geschäftstüchtigkeit ist es, kosteneffizient zu arbeiten, ohne qualitative Abstriche zu akzeptieren. Wie lässt sich in der Gastronomie kosteneffizient arbeiten? Der Beitrag liefert Tipps.

Tipp Standortkosten: Erst prüfen, dann Vertrag unterzeichnen

Die Standortfrage ist bei einem Restaurant sehr wichtig, besonders, wenn Laufkundschaft das Tagesgeschäft bestimmt. Der Betrieb muss gut erreichbar, einladend gestaltet und logistisch ideal ausgestattet sein. Weitere wichtige Aspekte sind die laufenden Kosten für Strom, Wasser und Heizung. Die Auswahl des Standorts ist ein Aspekt, der einen großen Einfluss auf die Erfolgsaussichten eines gastronomischen Betriebs hat. Ein Betrieb kann noch so wirtschaftlich organisiert sein: Stimmt der Standort nicht, sind die Erfolgsaussichten gering.

Kostenstellen prüfen und optimieren

Bereiche, in denen hohe Kosten verursacht werden, bieten entsprechend hohes Einsparpotenzial. Von diesem Standpunkt aus betrachtet stellt der Bereich des Wareneinsatzes in der Gastronomie den wichtigsten Faktor dar. Hinzu kommt in fast allen Fällen ein weiterer Kostenpunkt: die Personalkosten.

Wareneinsatz

Beim Wareneinsatz sollten Gastronomen besonders aufmerksam sein. Jeder Cent zählt, denn der Wareneinsatz ist in der Regel der größte Kostenblock. Deshalb ist er konstant zu prüfen und entsprechend der spezifischen Gegebenheiten zu optimieren. In Abhängigkeit vom Geschäftskonzept schwanken die gewünschten Zielwareneinsätze. Wer beispielsweise Franchisenehmer in der Systemgastronomie von „BistroBox“ ist und praktisch komplett ohne Verkaufspersonal arbeitet sowie geringe Standort- und Betriebskosten hat, kann ganz anders kalkulieren als Franchisenehmer von „Nordsee“, wo Standortkosten und Personalkosten einen erheblichen Anteil des Umsatzes betragen.

2/3-Regel beachten

Als Faustregel gilt, dass die Wareneinsatzquote nicht mehr als zwei Drittel des Gesamtumsatzes ausmachen sollte. Nach einer Datenaufnahme von Gastronomiebetrieben der HOGAST Unternehmensgruppe lässt sich sagen, dass gut die Hälfte der Gastronomiebetriebe mindestens 30 Prozent Wareneinsatzkosten aufweisen. Lediglich ein Viertel der befragten Betriebe weist eine Wareneinsatzquote von unter 25 Prozent auf. Betriebe, die innerhalb der Spanne von 25 bis maximal 60 Prozent am oberen Ende stehen, sollten deshalb ganz genau hinsehen und an dieser betriebswirtschaftlichen Schraube aktiv drehen. Sie können damit sehr viel Geld sparen und die Gewinne verbesser

Wareneinsatzquote ermitteln und Einkauf neu organisieren

Die Wareneinsatzquote ergibt sich aus dem Verhältnis zwischen dem Warenbrauch und dem damit erzielten Nettoumsatz. In der Praxis lässt sich an den Kosten für den Wareneinkauf viel tun. Wer frei in der Wahl seiner Lieferanten ist, sollte aus ökonomischen Gründen unbedingt die Vorteile des Großhändlers nutzen. Meist hat in einem Franchise-System schon der Franchise-Geber ein entsprechendes Angebot verhandelt, das den Partnern zu Nutze ist.

Kunden von Großhändlern können generell individuelle Rabatte aushandeln und auf diese Weise noch mehr sparen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Gastronomen über Großhändler Produkte verschiedener Hersteller zentral beziehen können und zudem von kurzfristigen Lieferzeiten profitieren. Wer Wert auf Regionalität bei seinen Produkten legt, findet auch bei manchen Großhändlern wie – zum Beispiel Manfreddo – eine eigene Rubrik für regionale Produkte. Die Zeitersparnis bei Bestellungen über eine solche Plattform ist enorm. Denn auch die Buchhaltung wird erleichtert, da man zwar bei vielen Lieferanten bestellt, jedoch nur eine gesammelte Rechnung bezahlt.

Kennzahl Deckungsbeitrag: Die ökonomische Perfektion auf dem Teller

Die Wareneinsatzkosten bilden den nützlichen Ansatzpunkt, um den durchschnittlichen Deckungsbeitrag der angebotenen Speisen und Getränke zu verbessern. Lassen sich beispielsweise mit einem bestimmten Gericht aufgrund günstiger Einkaufsbedingungen attraktive Margen erwirtschaften, können Mitarbeiter im Tagesgeschäft dieses Gericht konkret empfehlen und so für einen besseren Absatz sorgen. Die Optimierung von Rezepten beeinflusst den Deckungsbeitrag ebenfalls.

Praxistipp: In diesem Zusammenhang ist es empfehlenswert, eine relativ überschaubare Speisekarte zusammenzustellen, deren Gerichte auf denselben Grundprodukten basieren. Je weniger verschiedene Lebensmittel in einem Gastronomiebetrieb verwendet werden, desto einfacher ist es, gute Einkaufsbedingungen für qualitativ hochwertige Produkte aufgrund der benötigten Menge zu verhandeln.

Personalkosten und Rentabilität

Neben den genannten Aspekten des Wareneinsatzes spielen in der Gastronomie weitere Kennzahlen eine wesentliche Rolle. Die Verhältnismäßigkeiten müssen stimmen. Prüfen Gastronomen die folgenden Punkte, spüren sie Kostenfresser in ihrem Betrieb auf und eröffnen sich damit die Möglichkeit, die Kosteneffizienz zu verbessern. Zu den wesentlichen Punkten, die in der Gastronomie ausschlaggebend sind, gehören die folgenden:

  • Mitarbeiter-Produktivität
  • Personalkosten in Bezug zum Umsatz
  • Umsatz pro Gast
  • Umsatz pro Mitarbeiter
  • Umsatz pro Verkaufstag
Personalkosten und einige Kennzahlen sollen deshalb genauer beleuchtet werden.

Personalkosten: Wie viel ist zu viel?

Wie viel Personalkosten sind zu viel? Dieser Frage können sich Gastronomen von verschiedenen Seiten nähern, um einer konkrete und auf ihre Situation passende Antwort zu erhalten. Eine wichtige Benchmark ist, dass die Hälfte aller gastronomischen Betriebe eine Personalkostenquote von knapp 40 Prozent aufweisen. Nur wenige liegen darunter. Dieser Wert ist der erste Anknüpfungspunkt.

Eine weitere Regel hilft, akzeptable Kosten realistisch einzuschätzen. Wareneinsatzkosten und Gesamtpersonalkosten sollten sich in etwa die Waage halten. Dabei besteht der Zusammenhang, dass bei wachsendem Convenience-Grad die Personalkosten zurückgehen: Je weiter ein Produkt verarbeitet ist, desto weniger Personaleinsatz ist nötig, um es verkaufsfertig zu machen. Umgekehrt gilt dasselbe. Wer überwiegend mit frischen Produkten arbeitet, die individuell weiterverarbeitet werden müssen, muss mit mehr Personalkosten rechnen.

Kennzahl: Mitarbeiterproduktivität

Wie groß die Mitarbeiterproduktivität aktuell ist, kann der Steuerberater anhand der betrieblichen Zahlen ermitteln. Gastronomen sollten die Zahl in jedem Fall bei ihm anfordern, um damit arbeiten zu können. Die Mitarbeiterproduktivität drückt in einer Zahl aus, wie viel Umsatz ein Team oder ein einzelner Mitarbeiter im Laufe eines definierten Zeitfensters erarbeitet. In Bezug zu dem zu erwartenden Umsatz lässt sich dann in der Folge die Größe des benötigten Teams optimieren. Wer stets ein Auge auf die Produktivität eines Teams hat, ist in der Lage zu erkennen, wenn zu viele Mitarbeiter eingesetzt werden und kann sie im Notfall nach Hause schicken. Eine stetige Überwachung und Optimierung führt zu einer idealen Personaleinsatzplanung und damit zu einer betriebsspezifischen, optimalen Mitarbeiterproduktivität.

Tipp: Die Mitarbeiterproduktivität sollte regelmäßig Gegenstand bei der Teambesprechung sein, da jeder einzelne Mitarbeiter Einfluss auf diese Kennzahl hat. Wer mit einem engagierten und kostenbewussten Team arbeitet, arbeitet kosteneffizient und steigert die Gewinnchancen.

In diesem Zusammenhang lässt sich eine weitere Kennzahl ermitteln, nämlich der Umsatz je Mitarbeiter pro Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr. Berechnet wird diese Kennzahl, indem der Gesamtumsatz durch die Anzahl der durchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter geteilt wird. Auf diese Weise lässt sich eine realistische Einschätzung vornehmen, die den Wert eines Mitarbeiters für den Unternehmenserfolg darstellt. Anhand der Kennzahl lässt sich mit einer Faustformel hochrechnen, inwieweit sich der Unternehmenserfolg verändert, wenn ein Betrieb erweitert und mit weiteren Mitarbeitern ausgestattet wird.

Bildquelle: pixabay.com / AlbanyColley

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