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Ratgeber
für Franchise-Interessierte

Telefon- und Büroservice - Verlässliche Unterstützung bei unerwarteten Zwischenfällen

Die Branche rund um Freizeit, Urlaub und Hotel ist eine der Branchen, die auf internationale Beziehungen nicht verzichten kann. Reiseziele befinden sich verteilt auf der ganzen Welt. Auch Reisewillige gibt es in jedem Land. So entstehen Netzwerke und Geschäftsbeziehungen, die sich über alle Kontinenten erstrecken. Aus diesem Grund ist es nicht zu unterschätzen, ein neues Hotel oder eine neue Reisegesellschaft zu gründen. Rund um die Uhr müssen alle Aspekte des Servicegedankens zur Verfügung gestellt werden. Personal muss zuverlässig zur Verfügung stehen, um Gäste und Reisende optimal zu bedienen. Bewährt hat sich hier das Franchise Konzept.


Das moderne Franchise-Konzept ist in Amerika entstanden. Hier waren die Unternehmer zuerst gezwungen, sich über alternative Geschäftskonzepte Gedanken zu machen, die modernen Anforderungen gerecht werden. Geschäftskonzepte, die sich landesweit bewähren und ausweiten sollten, basierten auf einer gemeinsamen Grundlage und regionalen Eigenheiten. So wurden Fast-Food-Ketten zum ersten leuchtenden Beispiel für Franchise-Unternehmen. Die Gegebenheiten in Amerika lassen sich auch auf die internationalen Geschäfte der Reise- und Freizeitbranche ausweiten. Hier ist es wichtig, eine stabile Basis zu haben, auf deren Rat und Know-how man auch in Krisenzeiten zurückgreifen kann. Ein Hotel oder eine Freizeitanlage eigenständig führen zu können, aber dennoch zentrale Dienstleistungen nutzen zu können, ist im internationalen Wettbewerb ein entscheidender Vorteil.


Franchise-Unternehmen haben sich in der Hotel- und Reisebranche, auch deswegen bewährt, weil die ein oder andere Dienstleistung auch komplett ausgegliedert werden kann und in externe Hände gegeben werden kann. Dazu gehört zum Beispiel ein zuverlässiger Büroservice. Nicht jedes Hotel braucht ein Büro, das rund um die Uhr besetzt ist. Dennoch müssen alle Hotels oder Freizeitanlagen eines Franchise-Unternehmens jederzeit für die Kunden erreichbar sein. Die Personalkosten, die hier ein einzelnes Hotel tragen müsste, übersteigen bei weitem die Kosten für einen Telefonservice. Ist dieser dann in der Zentrale des Franchise-Unternehmens angesiedelt, profitieren alle Hotels der Kette in gleicher Form.


Stellen Sie sich vor, Sie sind für die Leitung eines Hotels zuständig. Ihr Personal ist effizient eingeplant und die ordnungsgemäße Führung des Hotels ist zu jeder Zeit sichergestellt. An einem Morgen ruft ein Mitarbeiter an und meldet sich krank. Das ist für Sie kein Problem, denn Sie haben in der Personalplanung entsprechende Reserven geschaffen. Nun meldet sich auch ein zweiter Mitarbeiter krank. Auch das wirft Sie noch nicht weiter aus der Bahn, denn Sie verteilen Aufgaben flexibel neu. Fallen dann aber weitere Mitarbeiter aus, zum Beispiel durch eine ansteckende Krankheitswelle, so gerät jedes Unternehmen in Schwierigkeiten. Bemerken Hotelgäste diese Ausfälle dann, indem zum Beispiel das Bedienungspersonal mit der Annahme von Anrufen beschäftigt ist, führt das schnell zu einem Imageverlust.


Die Lösung ist hier ein zuverlässiger und stets verfügbarer Sekretariatsservice. Auf diese Weise braucht man sich um Aufgaben wie der Annahme von Telefonaten, Geschäftskorrespondenzen, Beantwortung von Emails und anderen Dingen keine Sorgen machen. Für diese Aufgaben ist dann stets jemand verfügbar, auch wenn das eigene Personal sehr gering besetzt ist. So können sich die entsprechenden Mitarbeiter auf ihre Kernaufgabe konzentrieren und den anwesenden Gästen ihre volle Aufmerksamkeit widmen. Die Mitarbeiter eines externen Telefonservices sind für Anrufer jederzeit erreichbar. Auch hier entstehen keine unnötigen Wartezeiten oder Ausfallzeiten. Und die Kosten für ein konsequent genutztes, externes Büro sind deutlich geringer als eigene Personalkosten mit Absicherung für Ausfallzeiten.


Ein weiteres Szenario, dass sich in Hotels und Freizeitanlagen ergibt, ist die Einrichtung eines vollwertigen Verwaltungsbüros. Einige Hotels oder Freizeitanlagen liegen bewusst weit außerhalb von Städten oder anderen Einrichtungen. An diesen Standorten die gesamte Postabwicklung und papiergebundene Korrespondenz des Unternehmens abzuwickeln, ist logistisch nicht günstig. Die Postlaufzeit verlängert sich meist, je weiter ein Hotel von Ballungszentren entfernt ist. Oftmals sind aber Buchungsverträge, Geschäftsverträge, Eingaben und anderer Schriftverkehr, der nicht elektronisch erledigt werden kann, sehr dringend und müssen auf dem kurzen Wege erledigt werden. Erhalten Kunden zum Beispiel von einem konkurrierenden Hotel ihre Buchungsunterlagen schneller, verliert man im Wettbewerb um die Kunden.


Auch hier kann man komplett auf das externe Büro zurückgreifen. Je nach Umfang der Leistungen und der gewünschten Abwicklung des Büros kann man sich eine gesamte Büroadresse inklusive Entgegennahme und Bearbeitung von Post mieten. Das ist besonders im Sinne des eigenen Images sinnvoll. Kein Personal in einem Hotel oder einer Freizeiteinrichtung muss die Post aus dem Briefkasten holen, was bei Kunden, die diese Situation beobachten, unter Umständen befremdlich wirken kann. Das Personal kann in dieser Zeit die Gäste nach ihrer Befindlichkeit befragen oder Neuankömmlingen helfen. Wenn zusätzliche Büroaufgaben ganz aus dem Hotelbetrieb wegfallen, entsteht eine viel wohligere und familiäre Atmosphäre.


Diese beiden Szenarien zeigen, dass die Möglichkeiten, ein externes Büro mit einzubeziehen, endlos sind. Je nach Größe des Franchise Unternehmens und der Anzahl der Gäste können genau die Leistungen gebucht werden, die für das einzelne Hotel, das gesamte Franchise Unternehmen oder einzelne Abteilungen von Nöten ist. Das Büro, das jedes Hotel und jede Freizeitanlage für sich benötigt, wird also virtualisiert. Von der reinen Telefonzentrale, die lediglich Anrufe entgegen nimmt, bis hin zu einem umfassenden Postservice und einer Geschäftsadresse außerhalb des Hotels, sind alle Ausstattungen denkbar. Dabei hängt der Preis nicht allein von der Größe des Hotels oder des Unternehmens ab, sondern vielmehr von der Intensität der Bürotätigkeit. Je seltener oder unregelmäßiger man bestimmte Büroleistungen in Anspruch nimmt, desto eher lohnt sich die Einrichtung eines virtuellen Büros. Spitzensituationen, wie zum Beispiel Anrufe in der Urlaubszeit, oder spezielle Situationen wie ablegende Hotels können so deutlich preiswerter abgedeckt werden als durch eigenes Personal. Vor allem Franchise-Unternehmen profitieren von virtuellen Büros, wenn einige Aufgaben im gesamten Unternehmen zentral gebündelt werden und nicht von jeder Außenstelle selbst bereitzustellen sind.

14.09.12 © copyright Bueroservice24.de
Bild: Contrastwerkstatt - Fotolia.com

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