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Auf Messen, Meetings und Symposien: Ein Universal-Knigge für Business-Termine

Wenn man in der Franchise-Branche gründen möchte, kommt man nicht umhin, sich im Vorfeld, in der Frühphase und danach immer wieder persönlich zu informieren, weiterzubilden und mit anderen Personen zu vernetzen – deshalb findet man auf unserer Seite eine so umfangreiche Ratgeber-Kategorie. Selbst, wenn es aktuell aus virologischem Anlass etwas still um derartige persönliche Zusammenkünfte jenseits des Bildschirms geworden ist, darf man sicher sein, dass die nächsten Messen, Tagungen und ähnlichen Anlässe ganz bestimmt kommen werden. 

Wenn das passiert, werden auch wieder die alten Regeln gelten. Die, wonach man sich im direkten Kontakt beweisen und dazu jederzeit seriös, frisch, fit, aufnahmefähig und schlagfertig sein und wirken muss. Da es jedoch gerade für Neulinge in diesem Metier viel zu lernen und noch mehr falsch zu machen gibt, haben wir auf den folgenden Zeilen eine Abkürzung zusammengestellt:

1. Konservativ kommt immer noch an – in Sachen Mode

Viele Veranstaltungen dieser Art sind davon geprägt, dass es hier ungeachtet der jeweiligen Branche recht konservativ zugeht. Gleichsam aber können die Tage (und zurückgelegten Strecken) sehr lang sein und vielerorts wird es rasch ziemlich warm und stickig. Die Frage nach dem richtigen Outfit beschäftigt deshalb viele. Die Verlockung ist definitiv groß, sich legerer zu kleiden, um es sich persönlich etwas leichter zu machen. Davon raten wir jedoch ab. 

Denn die Kleidung bestimmt zu großen Teilen darüber, wie eine Person vom Gegenüber wahrgenommen und eingeschätzt wird. „Kleider machen Leute“, sagt man nicht ohne Grund. Auch bei solchen Veranstaltungen gilt daher das Motto „Dress for Success“, sprich, zieht man sich wie ein erfolgreicher Mensch an, zieht man zudem den Erfolg im doppelten Sinn an. 

Bei manchen dieser Anlässe wird auf der Einladung ohnehin ein Dresscode genannt, was die Wahl des richtigen Outfits einfach macht; es lohnt sich daher, diese zu kennen. Deutlich in der Überzahl sind jedoch solche Messen, Symposien usw., zu denen es keine konkreten Vorgaben gibt. Hier ist es deshalb leicht, zu locker aufzutreten. Am besten hält man sich auch hier an die wichtigste Regel: Lieber etwas over- als underdressed; also besser zu schick als zu leger. 

Der Dresscode „Business“ ist daher immer eine zuverlässige Wahl, wie der Name bereits erkennen lässt. 

  • Für Herren: Zweiteiliger Anzug in einer dunklen Farbe wie Schwarz, Grau oder Dunkelblau. Dazu ein einfarbiges Hemd und eine farblich passende Krawatte, die selbstverständlich richtig gebunden sein muss. Dafür stehen verschiedene Krawattenknoten zur Auswahl, wobei sich die Windsorknoten im Business-Bereich der größten Beliebtheit erfreuen. Komplettiert wird der Look durch gepflegte, farbig passende Lederschuhe. 
  • Für Damen: Entweder ein Kostüm oder ein Kleid beziehungsweise eine Kombination mit Rock. Wichtig ist in jedem Fall, nicht allzu viel Haut zu zeigen. Eine Strumpfhose ist daher ein Muss und tiefe Ausschnitte, durchsichtige Blusen oder Schuhe mit zu viel offener Zehenpartie gelten als „No-Go“. Erlaubt sind dafür neben Schwarz, Grau und Dunkelblau auch weitere Farben von Weiß über Beige bis hin zu Pastelltönen. Was die Accessoires anbelangt, sollte man subtil vorgehen und bei den Schuhen auf (eher flache) Pumps, Ballerinas oder Loafers setzen. 

Für jeden Veranstaltungstag sollte man ein komplett frisches Outfit dabei haben. Dazu raten wir, die Sachen nach dem Kauf über mehrere Tage einzutragen. Selbst wenn man diese natürlich zum Termin noch waschen muss, weißt man so wenigstens, ob alles gut passt, wie es um die Hautveträglichkeit bestellt ist oder wie sehr die Sachen einen vielleicht ins Schwitzen bringen.

2. Notfalltipps gegen Flecken und Schweiß

Gut auszusehen ist wichtig. Allerdings kann es, wie erwähnt, auf vielen solcher Termine ziemlich warm werden – was nicht nur am Wetter liegt, sondern auch mit der Besucheranzahl und dem eigenen Nervositätsgrad zusammenhängt; wenn man gerade versucht, jemanden davon zu überzeugen, sich zum Leiter eines Franchise-Unternehmens zu machen, werden selbst coole Charaktere schnell hitzig. Die Folge: In Anzug, Kostüm oder ähnlichen Variationen kann es schnell zu warm werden. Die Folge sind unangenehme Schweißflecken und ihr Geruch. 

Zudem können Flecken auch durch andere Missgeschicke passieren. Sei es das verschüttete Getränk, ein geschmolzener Krümel vom Schokoladenriegel, der sich zu einem unangenehm großen Fleck entwickelt, oder der falsche Tritt in eine Pfütze, die den frisch geputzten Schuh verschmutzt. Solche und ähnliche Vorkommnisse sorgen für peinliche Momente und können den ganzen Tag vermiesen, weil sie dafür sorgen, dass man sich in seinem Outfit nicht mehr sicher und wohl fühlt.

Gut, dass es in vielen Fällen schnelle Abhilfe gibt, um solchen Flecken vorzubeugen, sie schnellstmöglich zu entfernen oder zumindest unauffälliger zu machen. Hier einige Tipps: 

  • Gegen Schweißflecken ist Prävention die beste Strategie. Das bedeutet einerseits, dass man bei einem Outfit gezielt auf atmungsaktive Materialien setzen sollte. Und andererseits, dass man nicht nur irgendein Deodorant, sondern ein Antitranspirant nehmen sollte – das unterdrückt die Schweißproduktion. 
  • Wenn man trotzdem (oder generell) stark schwitzt, sollte man regelmäßig den Schweiß auf der Toilette abtupfen oder sogenannte Achselpads verwenden. Diese sollten durch die Oberbekleidung natürlich nicht zu sehen sein. 
  • Gehört man zu den Personen, die am ganzen Körper schwitzen, sollte man ein saugfähiges Unterhemd tragen, um Flecken auf Vorder- und Rückseite des Oberkörpers zu vermeiden. 
  • Mit dem Trinken sollte man nicht übertreiben, weil jeder Tropfen ausgeschwitzt werden kann. Bevorzugt sollte man Wasser trinken und heiße, koffein- und alkoholhaltigen Getränke meiden. 

Bei anderen Flecken kommt es auf die Art der Verschmutzung an. Sie bestimmt darüber, ob und wie sich der Fleck unterwegs entfernen lässt. In vielen Fällen gibt es simple Hausmittel wie Feuchttücher oder Aspirin, die kleine Wunder bewirken können. Diese stets in der Tasche zu haben, kann daher so manchen peinlichen Moment ersparen. 

Was man zudem ebenfalls immer dabeihaben sollte, ist ein kleines Fläschchen mit medizinischem Neutralalkohol aus der Apotheke, dazu ein Stofftaschentuch. Da es meist nicht möglich ist, sich zwischendurch „richtig“ unter den Armen zu waschen, kann man auf diese Weise wenigstens die Bakterien abtöten, die erst für Schweißgeruch sorgen – und der Alkohol verdunstet so schnell und hat einen so geringen Eigengeruch, dass man nicht befürchten muss, dass jemand denkt, man hätte sich einen „Schluck zwischendurch“ gegönnt. Allerdings wird man mitunter den Kontakt zu getrunkenem Alkohol nicht gänzlich vermeiden können: 

3. After Hour: Nicht blamieren bei feuchtfröhlichen Zusammenkünften 

Die meisten dieser Termine enden dann, wenn auch ein normaler Arbeitstag endet. Und weil typischerweise die Teilnehmer aus allen Himmelsrichtungen kommen, gibt es nur die Option, sich ins Hotelzimmer zurückzuziehen oder etwas gemeinsam zu unternehmen – das kann vom Abendessen im Restaurant bis zum Barbesuch vieles sein. Zudem gibt es manchmal semi-offizielle Abendveranstaltungen. Drücken sollte man sich in keinem Fall darum, denn oftmals sind es diese Gelegenheiten, zu denen die wirklichen Deals geschlossen und Kontakte beziehungsweise Netze geknüpft werden. 

Aber es besteht eben auch immer die Gefahr, dass der dabei (leider) übliche Alkohol zu einer Gefahr wird – zu viel davon könnte einen denkbar schlechten Eindruck hinterlassen. 

Die erste Grundregel bei der After Hour lautet daher, nicht zu viel Alkohol zu trinken. Ein bisschen ist zwar erlaubt, jedoch so, dass man immer im kontrollierten Bereich bleibt. Wenn man schwer einschätzen kann, wie viel man verträgt, sollte man unbedingt die Finger von Hochprozentigem lassen und keinesfalls mehrere Arten von Drinks kombinieren. 

Flirten sollte man bei solchen Zusammentreffen ebenfalls unbedingt unterlassen. Verhältnisse oder Beziehungen sind zwar im Berufsleben keine Seltenheit, sollten aber zu diesen speziellen Gelegenheiten im Privatleben bleiben. Bei der After Hour ist daher professionelles Verhalten angesagt. 

Das heißt allerdings nicht, dass man dann nur über das Berufliche sprechen sollte. Man sollte darauf achten, was die anderen reden und sich davon leiten lassen. Es sollten aber dort Grenzen gezogen werden, wo die Gesprächsinhalte unter die Gürtellinie abgleiten. Am besten lässt man andere sich mit solchen Themen (oft in Kombination mit zu viel Alkoholgenuss) blamieren und bleibt stattdessen bei Smalltalk, Humor, Tratsch über die Welt (aber bloß nicht über Teilnehmer). Damit ist man auf der sicheren Seite und eckt garantiert nie an. 

4. Vorsicht mit dem Schuhwerk: Tipps für lange Wege 

Es muss kein großes Messegelände sein, um an einem Tag ähnlich viele Kilometer abzulaufen wie bei einer durchschnittlichen Wanderung. Allerdings ist man durch den Anlass dazu gezwungen, es bei seriösen Schuhen zu belassen – die nicht immer optimal geeignet sind für weite Strecken. Selbst wenn man nur lange stehen oder bei einer Veranstaltung viele Stunden sitzen muss, können unbequeme Schuhe den Tag sehr schwer machen: 

  • Der Schuh drückt schon von vornherein, was unangenehm ist; 
  • mit der Zeit bilden sich meist Blasen, was wirklich schmerzhaft ist; 
  • man hat kaum eine Gelegenheit, die Füße anständig zu versorgen und 
  • je nach Veranstaltung stehen noch weitere Tage mit ähnlichen Belastungen an. 

Es gibt nur wenig, was die Seriosität und Selbstdisziplin so sehr auf die Probe stellt, wie Füße, bei denen jede Bewegung unsagbar schmerzt. Deshalb sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

  • Niemals neue Schuhe: Sie mögen zwar gut aussehen, doch sie haben sich noch nicht an die Füße angepasst und daher sind schmerzhafte Blasen oder Druckstellen vorprogrammiert. Die Schuhe müssen unbedingt vorher mindestens eine Woche lang ganztägig eingelaufen werden und beim Kauf muss bereits darauf geachtet werden, dass es nirgendwo drückt – das wird auch mit der Zeit nicht besser! 
  • Niemals hohe Absätze: Frauen greifen gerne zu High Heels, weil sie professionell und attraktiv zugleich aussehen. Allerdings sind sie eine Belastung für die Füße und den Rücken, was sich vor allem nach langen Phasen des Stehens oder Gehens bemerkbar macht. 
  • Möglichst minimal zu groß: Wenn man geht und steht, dehnen sich die Füße aus und können scheuern. Deshalb sollte man dafür sorgen, dass sie genügend Platz haben – aber nicht zu viel, sonst rutscht man in den Schuhen herum, was ebenfalls für Blasen sorgt. 
  • Immer sorgsam abgeklebt: Wenn man die Möglichkeit hat, sollte man unbedingt nahtlose Wandersocken oder solche aus Merinowolle tragen. Diese gibt es genauso in Business-tauglichen Farben und sie haben im Vergleich zu normalen Socken den Vorteil, Fußschweiß deutlich besser abzuleiten. Sind diese keine Option, dann nimmt man medizinisches Tape und klebt vor dem Anziehen die neuralgischen Stellen der Füße ab. 

Zudem können wir nur raten, immer eine Packung Blasenpflaster dabei zu haben. Wenn man merkt, dass es am Fuß zu brennen beginnt, begibt man sich schnellstmöglich in einen Waschraum und klebt die Stelle ab. Jeder weitere ungeschützte Schritt macht die Blase nur größer und schmerzhafter. 

5. Die wichtigsten Standards am Messestand 

Messen sind in der Business- und speziell Franchise-Welt eine wichtige Institution, um sich zu informieren und zu repräsentieren. Doch auch an den omnipräsenten Ständen gibt es immer einige gute Regeln, die einen weiterbringen – übrigens ganz gleich, auf welcher Seite des Tresens oder Tisches man sich befindet. Wichtig ist hier: 

  • Ein gepflegtes Äußeres. Wie eingangs erwähnt, bestimmt das Aussehen zu großen Teilen darüber, wie man wahrgenommen wird. Es gilt daher, zu überlegen, was man ausdrücken möchte – und welche Kleidung sich dafür eignet. 
  • Die richtige Körpersprache. Neben dem Outfit ist sie das, was Menschen auf den ersten Blick sehen und woran sie daher ihren Eindruck vom Gegenüber festmachen. Deshalb ist ein freundliches und selbstbewusstes Auftreten mit geradem Rücken wichtig. Die Hände sollten nicht in den Taschen stecken, sondern frei schwingen und das Gesagte durch Gesten unterstützen.
    Verschränkte Arme wirken ebenfalls unnahbar und gesprächsunwillig. 
  • Visitenkarte zur Hand haben. Visitenkarten sind in der Branche mehr als nur eine Auflistung von Kontaktinformationen. Sie sollte man deshalb auch als Privatperson mitbringen, die erst auf der Suche nach einem Franchise-Geber ist. Es ist aber darauf zu achten, dass es beim Kartentausch einige ungeschriebene Regeln gibt. Und: Visitenkarten kann man nie genug dabei haben. Einen Grundvorrat in einem schützenden Etui wirkt seriös. 
  • Kein Essen am Messestand. Natürlich ist es an langen Messetagen wichtig, ausreichend und gesund zu essen. Doch das sollte nicht am Messestand selbst geschehen, denn es wirkt auf Besucher abschreckend, da niemand gerne beim Essen stört. 

Selbst eine freundliche und vielleicht sogar gelöste Stimmung am Messestand ist kein Signal, in den „Freizeitmodus“ umzuschalten. Es ist immer ein geschäftlicher Anlass. Dies sollte genauso abseits der Stände immer beibehalten werden – man weiß schließlich nicht, wer einen gerade beobachtet.

6. Am Büffet: Hunger stillen, ohne zuzuschlagen 

Das Büffet ist der Dreh- und Angelpunkt vieler offizieller Veranstaltungen. Manchmal ist es sogar das Highlight eines ansonsten eher trockenen Events. Doch so sehr sich die Veranstalter dabei bemühen, wirkliche Köstlichkeiten in großen Mengen zu servieren, so sehr sollte man stets bedenken, dass es auch rund ums Essen viele potenzielle Fehlerquellen gibt. 

Die erste wichtige Grundregel lautet dabei, es mit dem Essen nicht zu übertreiben. Das heißt, niemals den Teller randvoll häufen. Stattdessen lieber mehrfach gehen und kleinere Portionen nehmen. 

Weitere „No-Gos“ sind das Anfassen der Speisen mit den Händen, anstelle des bereitgestellten Bestecks, sowie das Niesen oder Husten in Richtung des Essens. Zudem gilt es, sich in der Schlange anzustellen und geduldig zu warten, bis man an der Reihe ist; anstatt sich ungeduldig vorzudrängeln. Das gilt auch, wenn der- beziehungsweise diejenige nur eine Kleinigkeit holen möchte. Übrigens fühlen sich viele Menschen unwohl, wenn die Person hinten zu nah aufrückt. Ausreichend Abstand gehört daher ebenfalls zum Büffet-Knigge. 

7. Do’s und Don‘ts rund ums Hotelzimmer 

Nicht selten sind Events wie Besuche auf Messen, Kongressen, Meetings oder Symposien mit einem Hotelaufenthalt verknüpft. Leider verleitet das einige Geschäftsreisende immer wieder zu Fehlverhalten, weil sie scheinbar die Geschäfts- mit der Urlaubsreise verwechseln. Auch beim Hotelzimmer gibt es daher wichtige „Dos und Don’ts“, die man beachten sollte: 

  • Höflichkeit ist das A und O. Selbst, wenn die Anreise stressig war oder der Terminplan hektisch ist, bleibt stets Zeit für ein „Bitte“ oder „Danke“. Schließlich repräsentiert man zumindest sich selbst, vielleicht aber auch (in späteren Phasen) einen Franchise-Geber und sein Unternehmen. 
  • Das bedeutet zugleich, im Hotel angemessene Kleidung zu wählen. Im Bademantel beim Frühstück aufzutauchen, ist ebenso unpassend, wie in Bade- oder Sportkleidung ohne „Überzug“ herumzulaufen. 
  • Die Essenszeiten kennen und beachten: Das bedeutet, nicht fünf Minuten vor Ende des Büffets aufzutauchen, wenn schon abgeräumt wird. 
  • Die vorab genannten Grundregeln für das Büffet gelten genauso im Hotel. 
  • Finger weg beim Auszug von allem, was nicht dir gehört. Das gilt zudem für Verbrauchsmaterialien zwischen Zahnseide und Seifenstücken. Denn alles, was vom Hotel bereitgestellt wird, ist dessen Eigentum. Zwar ist die gelebte Praxis oftmals anders, aber die Rechtslage ist eindeutig und daher ist es vor allem bei Geschäftsreisen wichtig, niemals den Verdacht von Diebstahl aufkommen zu lassen. 

Selbst, wenn sich der Hotelaufenthalt wie Urlaub anfühlt, ist es daher essentiell, sich professionell zu verhalten. Das gilt nicht nur für die eigene Außenwirkung, sondern auch, um abseits der eigentlichen Veranstaltung die richtige Geisteshaltung für das zu geben, worum es hier eigentlich geht: Sich als Geschäftsperson so positiv wie möglich darzustellen und die gesteckten Ziele vollumfänglich zu erreichen. 

Fazit 

Wo immer Menschen aufeinandertreffen, lauert das eine oder andere Fettnäpfchen. Gerade nach vielen Wochen oder sogar Monaten, die hauptsächlich im Homeoffice sowie den eigenen vier Wänden verbracht wurden, kommt so mancher aus der Übung, wenn es um berufliche Zusammenkünfte geht. Doch wann immer es sich um einen Anlass in offizieller Funktion handelt, geht damit eine gewisse Verantwortung einher. Denn jedes Fehlverhalten könnte sich negativ auf die eigene Karriere auswirken. 

Mit den genannten Tipps und etwas gesundem Menschenverstand lässt sich das aber zum Glück einfach verhindern. Und auch wenn man vielleicht jetzt noch in „Wartestellung“ ist, so kann man mit Sicherheit bald wieder von den Vorteilen der persönlichen Treffen profitieren; sei es zum Netzwerken oder einfach für etwas willkommene Abwechslung vom (Berufs-) Alltag. 


Photo by Alexandre Pellaes, Antenna and Amanda Vick on Unsplash

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