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Beiräte und Gremien in Franchise-Systemen

Waltraud Martius: Liebe Franchiser, Beiräte und Gremien - ein spannendes Thema der Partizipation in Franchise-Systemen. Ich freue mich auf ihre Fragen und Beiträge.

Leser: Liebe Frau Martius, sind Beiräte in Franchise-Systemen verpflichtend?

Waltraud Martius: Nein, Beiräte sind freiwillige Institutionen, die der Franchisegeber einrichten kann. Beiräte dienen der Qualifizierung und der Weiterentwicklung in Franchisesystemen und der Miteinbezíehung gewählter Franchisenehmer.

Leser: Guten Tag Frau Martius, werden Beiräte vom Franchisegeber ernannt oder von den Franchisenehmern gewählt?

Waltraud Martius: Der Franchisegeber stellt ein Anforderungsprofil an die Beiratsmitglieder. ZB. langjährige, Franchisenehmer, wirtschaftlich erfolgreich, immer auf Schulungen usw. Die Franchisenehmer können sich bewerben bzw. Franchisenehmerkollegen vorschlagen. Meistens werden dann anlässlich von Jahrestagungen die Beiratsmitglieder von den anderen Franchisenehmern gewählt. Der Franchisegeber stellt seine Beiratsmitglieder.

Leser: In welcher Phase sollten Systembeiräte installiert werden? Von Anfang an oder ab einer bestimmten Partnerzahl?

Waltraud Martius: Es sollte von Anfang an klar sein, dass es einen Beirat geben wird. Dann ist es abhängig von der geplanten Größe eines Franchisesystems und der geografischen Verteilung. Meistens so ab 7 - 10 Franchisenehmern.

Leser: Wozu braucht ein Franchisesystem überhaupt Beiräte? In guten Systemen erscheint mir dies überflüssig, da für einen kontinuierlichen Informationsstrom zwischen den Partnermanagern und den einzelnen Franchisenehmern gesorgt ist. In schlechten Systemen ist dagegen die Konfrontation zwischen Beirat und Systemzentrale vorprogrammiert, was den Niedergang beschleunigen wird.

Waltraud Martius: Das hängt von der Größe des Systems ab. Manchmal ist es nicht mehr möglich mit allen Franchisenehmern die Weiterentwicklung des Systems oder z.B. die geplanten Marketingaktivitäten zu besprechen. Auch in guten Systemen schätzen die Franchisenehmer das Konstrukt Beirat. Um eben sicher zu stellen, dass die Bedürfnisse der Franchisenehmer gehört werden. Es ist eine Frage der Führung von Beiräten, ob diese mißbraucht werden und zum Austragen von Konflikten herangezogen werden. Darum ist eine klare Satzung notwendig, ebenso die Beschreibung der Rechte und Pflichten des Beirates. Klar zu dokumentieren, dass Beiräte einen beratenden Charakter haben und der Franchisegeber im Sinne des Systems immer ein Vetorecht haben muss.

Leser: Zunächst einen wunderschönen guten Morgen! Immer mehr FG lassen ihre FN mittels Personal-Controlling-Massnahmen überprüfen. Gibt es aus Ihrer Sicht dazu schon Erfahrungen? Inzwischen machen auch viele Franchisegeber davon gebrauch, was halten Sie von dieser Methode des Personal-Controllings?

Waltraud Martius: Ihnen auch einen wunderbaren guten Morgen. Was meinen Sie konkret mit Personal-Controlling? Mystery Shopping? Zu Mystery Shopping: professionell eingesetzt ein tolles Instrument zur Qualifizierung und ein sehr geeignetes Instrument zurt Mitarbeiterführung, wenn es auch als Qualitätssicherungsinstrument zur Weiterentwicklung der Menschen und nicht als Kontrolle eingesetzt wird. Wir haben in verscheidenen Franchisesystemen sehr gute Erfahrungen damit, auch wenn es am Anfang nicht immer leicht ist, derartige Instrumente einzusetzen. Von Seiten des Franchisegebers ist es legitim derartige Instrumente einzusetzen, sofern dies mit dem Franchisenehmern abgestimmt sind bzw. vertraglich geregelt sind, was meistens in den alten Verträgen nicht der Fall ist.Wichtig ist es, den Einsatz derartigen Instrumente in der Gruppe professionell aufzubereiten.

Leser: Hallo, was halten Sie von der Direktansprache geeigneter Kandidaten in ausgewählten Branchen mittels Headhunter zur Partnergewinnung? Ist dieser Weg schon getestet worden? Mit welchem Erfolg?

Waltraud Martius: Das hängt von ihrer Zielgruppe ab. Wer ist ihr potentieller Franchisenehmer. Je klarer ihr diesbezügliches Profil ist und je genauer sie sagen können in welcher Zielgruppe sich ihre zukünftigen Partner befinden, desto sinnvoller ist eine persönliche Ansprache. Headhunter und andere Berater sind dafür sicherlich geeignet, jedoch sehr teuer. Meistens ist es eine Frage der Zeit, denn eigentlich können sie die Ansprache auch selber machen. Aber es gibt gute Erfahrungen mit Beratern.

Leser: Gibt es neben dem Beirat noch weitere Gremien? Welche Aufgaben nehmen sie wahr?

Waltraud Martius: Ja sehr oft gibt es Gremien für bestimmter Fachbereiche. Z.B. Produkte, Ausbildung, Sales, Marketing..... Manchmal gibt es auch Ausschüsse nur für ein bestimmtes Projekt und auf eine definierte Zeit.

Leser: Sehr geehrte Frau Mag. Martius, ich habe mich im Rahmen eines Joint-Venture mit einem ausländischen Franchisegeber an einem Pilotprojekt beteiligt. Leider verweigert der FG aus meiner Sicht dringend notwendige Konzeptanpassungen. Er gibt mir die Schuld für den ausbleibenden Markterfolg. Wie kann ich ihn überzeugen?

Waltraud Martius: Da stellt sich die Frage nach der Vereinbarung. Bei einem ausländischen Franchisesystem liegt die Verantwortung für die Anpassung an die länderspezifischen Gegebenheiten normalerweise beim Länderpartner. Allerdings erfordert die länderspezifische Anpassung auch Veränderung an den Produkten, die vom Masterfranchisegeber geliefert werden oder an Dienstleistungen, die durch ihn erbracht werden, so ist es eine Frage des Vertrages. Was wurde vereinbart, wer die Kosten derartiger Adaptierungen trägt. Und da sie ein gemeinsames Joint Venture habe, ist die Frage, was in diesem Vertrag vereinbart wurde.

Leser: Danke für Ihre Antwort. Können Sie mir bitte noch sagen, welche Rechte und Pflichten solche Gremien haben und welche Gremien bei welcher Größe in einem Franchisesystem etabliert werden sollten?

Waltraud Martius: Die Aufgaben von Beiräten werden in der Satzung und damit im Franchise - Handbuch definiert. Meistens bringt der Beirat Ideen und Vorschläge ein zu: - Weiterentwicklung des Systems generell - Neue Produkte / Dienstleistungen - gewünschte Marketing - und Verkaufs- instrumente - Weiterbildungswünsche Der Beirat liefert auch Markt-informationen und kann bei Problemen im System herangezogen werden. Manchmal schaltet sich der Beirat auch ein als Schlichtungstelle bei Problemen mit einem Franchisenehmer. Marketingbeiräte haben ein Mitspracherecht bei der Verwendung der Beiträge des Marketing - oder Werbepools. Meistens ist es ausreichend einen Beirat zu etablieren, der sich um oa. Themen kümmert. Fachausschüsse sollten dann etabliert werden, wenn es sinnvoll erscheint. Die Gründung von Beirat und Ausschüssen sollte im Vertrag vorgeshen sein. Muss aber nicht. Zur Größe des Systems und wann ein Beirat zu gründen ist, siehe oa. Frage.

Leser: Guten Morgen Frau Martius, ich schreibe gerade eine Diplomarbeit über die Auswahl von FN. Ein Teil dieser Arbeit betrifft die Selektionskriterien die FG benutzen um Franchisenehmer auszuwählen. Innerhalb dieses Kapitels will ich aber auch noch Selektionskriterien aus ganz anderen Geschäftsbeziehungen(z. B. Kriterien zur Auswahl von Bankkunden)aufnehmen und diese mit den Kriterien im FS vergleichen. Welche vergleiche wären Ihrer meiner nach interessant?

Waltraud Martius: da muss ich nachdenken.....

Leser: Guten Tag Frau Martius, erhält der Beirat thematische Vorgaben vom Franchisegeber? Wie organisiert sich ein Beirat?

Waltraud Martius: Beiräte haben eine Satzung, die der FG errichtet und bei erstmaliger Gründung des Beirates verabschiedet wird.Die Themen, mit den sich ein Beirat beschäftigt sind in dieser Satzung niedergeschrieben. Siehe dazu auch meine Antwort zu oa. Frage. Bei den einzelnen Sitzungen wird die Agenda vom Beiratsvorsitzenden erstellt, meistens in Abstimmung mit den Franchisemanager, der seine Themen einbringt. Beiräte tagen 2 - 4 mal jährlich, meistens am Standort des Franchisegebers. Sehr oft unterstützt die Zentrale den Beirat in der Organisation der Meetings, stellt einen Schriftführer für die Protokollierung zur Verfügung und einen Raum im Extranet zur Veröffentlichung der Protokolle.

Leser: Hallo Frau Martius, mit interessiert welche Franchise-Branchen in den letzten Jahren besonders floriert haben und welche die besten Aussichten haben.

Waltraud Martius: Ob ein Konzept gut geht oder nicht, hat nichts mit Franchising zu tun, denn es gehen die Franchisesysteme gut, die Produkte bzw. Dienstleistungen bieten, die die Menschen haben wollen..... also Trends wie Gesundheit, Fittness, alles rund um Kinder, Weiterbildung usw. sind auch die Branchen, die im Franchising gut gehen....

Leser: Kann es passieren, dass der Beirat zu einer Art Betriebsrat mutiert? Setze ich mir als Franchisegeber damit nicht eine Laus in den Pelz?

Waltraud Martius: Damit das nicht passiert, müssen sie eine klare Beschreibung des Beirates in ihrem Handbuch haben und eine klare Definition der Rechte und Pflichten und der Spielregeln. Die von mir zur letzten Frage angesprochene Satzung ist daher sehr wichtig. Bitte achten Sie darauf, dass in dieser Satzung das Vetorecht des FGs klar definiert ist. Manchmal geraten die Inhalte der Satzung in Vergessenheit und darum tut es gut, bei Tagungen wieder darüber zu sprechen. Beiräte sollen ja auch auf der Jahrestagung einen Bericht über ihre Aktivitäten geben.

Leser: Hat einer Ihrer Mandanten die Angebote von Schober für die Partnersuche genutzt? Wie sieht es mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis aus?

Waltraud Martius: Konkret kann ich ihnen dazu keine Auskunft geben (Datenschutz). Ich persönlich halte aber das Angebot von Schober für sehr gut und würde es auf jeden Fall ausprobieren.

Leser: Hallo, wir wollen Kandidaten eine Hospitation in FN-Betrieben anbieten. Haben Sie einen Rat, worauf in diesem Zusammenhang besonders zu achten ist?

Waltraud Martius: Der FN muß zustimmen. Meistens ist in Franchiseverträgen geregelt, dass der FN kostenlos für 1 - 2 Wochen seine Zeit erübrigen muss. Sonst klar regeln, ob der FN Geld bekommt oder nicht. Der FN sollte auch eine Checkliste haben, wass er mit dem Interessenten tun soll.... und er muß wissen, was er über das System sagen kann und was nicht..... dh. diese FNs sollten trainiert werden.....und die FN sollten ein Beurteilungsblatt ausfüllen und ihre Meinung zum Kandidaten abgeben....

Leser: Ich arbeite in einem kleinen Handwerksystem. Frueher kam der Chef noch selber zu uns oder er rief kurz an. Die Zusammenarbeit klapte einwandfrei. Nach Uebergabe an seinen Sohn wurde ein Beirat instaliert und seitdem gibt es ständig Aerger. Mehrere Kollegen sind bereits ausgeschieden. Ich kann von Beiraeten nur abraden. Zu viel Bürokratie, Privilegien und Misverständnisse!!!

Waltraud Martius: Der Beirat erscheint mir hier nicht das Übel zu sein, sondern die mangelnde Einzelbetreuung. Beiräte ersetzen nicht das laufende Partnermanagement und die persönlichen Gespräche. Was sagt der Sohn dazu????

Leser: Gibt es Beispiele, wo Beiräte die Organisation von ERFA-Tagungen übernommen haben? Mit welchem Erfolg?

Waltraud Martius: Ja ich kenne ein paar Systeme, die den Beirat miteinbeziehen und auch die Organisation Erfa-Tagungen reih um gehen lassen. Auch hier ist eine klare Verteilung der Rechte und Pflichten und der anfallenden Kosten Voraussetzung, dass es gut geht.

Leser: Er moechte einen Beirat um nicht alles selbst klaeren zu müssen und um Zeit zu sparen. Dabei waere der direkte Weg besser.

Waltraud Martius: Wieviele FN sind in ihrem System???

Leser: Momentan noch 5 FN, 3 sind ausgeschieden.

Waltraud Martius: da sagen sie ihrem FG mal liebe Grüße, dass diese Anzahl wohl direkt betreut werden kann......

Leser: Gibt es irgendwelche Literatur zur Installation von Beiräten oder brauchen wir dafür die Unterstützung eines Beraters? Sollte der Franchisegeber und/oder führende Manager an den Beiratssitzungen teilnehmen?

Waltraud Martius: Natürlich brauchen sie einen Berater,was sollte ich anderes sagen, als Berater..... nein Spaß beiseite..... es gibt eine sehr gut Mustersatzung beim DFV oder ÖFV, aber achten sie bitte darauf, da ist das Vetorecht des FG nicht enthalten..... Der Franchisegeber sollte immer auch Teil des Beirates sein, dh. 1 - 2 Personen in den Beirat entsenden und damit auch immer bei den Sitzungen mit dabei sein..... in unserem SYNCON Shop gibt es einen fertigen Textbaustein zum Thema Beirat zu 100.-- zu kaufen..... da ersparen sie sich die eigene Konzeption.... siehe www.syncon.de......und natürlich können sie mich jederzeit anrufen, da tickert auch nicht gleich die Berateruhr......

Leser: Welche Bedeutung messen Sie einer Internationalisierung des Franchising bei? Welche Länder würden Sie vorrangig angehen?

Waltraud Martius: Es gibt einen starken Trend zur Internationalisierung, darum habe ich diese Thema auch in meinem nächsten First Franchise Friday gewählt. Es ist stark abhängig von ihren Produkt bzw. ihrer Dienstleistung, die Sie verkaufen, welche Länder die richtigen sind. Aber wir begleiten derzeit deutschsprachige FG in den arabischen Raum genauso, wie nach China oder nach Osteuropa und da ist Russland sehr spannend, aber natürlich auch alle Nachbarländer wie Polen, Tschechien usw.

Leser: Danke für Ihr Angebot. Wie häufig sollten denn die Beiräte tagen, um zu effizienten Ergebnissen zu gelangen? Ist ja auch eine Kostenfrage...

Waltraud Martius: Das hängt von der Anzahl der zu diskutierenden Themen ab, meistens ist 2x im Jahr ausreichend, manche Franchisesysteme tagen bis zu 4x im Jahr

 Waltraud Martius

Waltraud Martius

SYNCON International Franchise Consultants

Waltraud Martius ist Franchise-Beraterin und Mitbegründerin des Österreichischen Franchise-Verbandes (ÖFV). Außerdem ist sie Mitherausgeberin und Autorin mehrerer Bücher über Franchising.

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