Herr Stefan Neumann: Das klassische Vorschlagswesen ist in der Regel passiver Natur. Man warten im Allgemeinen darauf, dass eine Idee oder ein Verbesserungsvorschlag herangetragen wird. Beim Ideen-Management benutzt man die aktive Methode: durch spezielle Techniken werden die im Stillen vorhandenen Ideen von den Partnern oder den Mitarbeitern der Franchise-Zentrale herausgearbeitet.

Herr Stefan Neumann: Wenn Sie eine Zentrale mit mehr als 2 Mitarbeitern haben, können Sie ein Ideen-Entwicklungs- und Umsetzungskonzept sehr wohl auch innerhalb Ihrer System-Zentrale durchführen. Im Rahmen einer ERFA-Tagung, an der mehrere Partner zusammenkommen, ist solch ein Verfahren aber ebenfalls sehr effizient.

Herr Stefan Neumann: Ich fange mit den Aufgaben an: Ich habe in den bisherigen Projekten stets die Erfahrung gemacht, dass in den Köpfen von Mitarbeitern zahlreiche Ideen schlummerten, die dem Unternehmen sehr genützt hätten, wenn man einen Weg gefunden hätte, diese freizusetzen. Oft blieben diese den Unternehmen verborgen. Wenn man darauf aufbauend gegenüber den Mitarbeitern oder Partnern bestimmte zu erreichende Unternehmensziele formuliert, so kann man gezielt Ideen entwickeln, die dann zum Erreichen des o.g. Unternehmenszieles dienen. Das ist äußerst effizient und bringt für beide Seiten Vorteile.

Herr Stefan Neumann: Moin, das kommt darauf an, welche Komponeneten Sie bereits in Ihrem Innovationsmanagement eingebaut haben. Es hat sich als sehr fördernd herausgestellt, wenn man das Ideen-Management Projekt- oder Unternehmensziel bezogen einsetzt. Wenn man mehrere Projekte erfolgreich damit umgesetzt hat, entwicklet sich ein interessanter Automatismus bei der Erarbeitung von Ideen und Verbesserungsmaßnahmen, so dass man dann einen firmenindividuellen Weg finden wird, um diesen Selbstläufer in strukturierter Form in das bestehende Qualitätsmanagement einzubinden.

Herr Stefan Neumann: Ich empfehle den Aufbau eines kleinen Projektes mit für alle Beteiligten transparenten Zielsetzungen. Was sich weniger effektiv gezeigt hat, waren beispielsweise Projekte mit unspezifischen Titeln, wie "TOP-2009", oder "-Pro". Viel besser ist es, Projektziele zu definieren, bei denen sich sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter oder Partner wiederfinden. Z.B. "Ziel ist die Umsatzsteigerungen in unserer Produktgrupe xyz und gleichzeitig die Reduzierung der für die Partner hinderlichen Arbeitsabläufe beim Bestellwesen". Diese Verfahrensweise hat sich in all unseren Projekten stets bewährt und hat beiden Seiten Vorteile verschafft.

Herr Stefan Neumann: Da es im Franchising hierfür keine mir bekannten Zahlen gibt, kann ich Ihnen hier nur von unseren Erfahrungen in Industrie- und mittelständischen Unternehmen berichten. Durch ein ernsthaft durchgeführtes Ideen-Management können Kosteneinsparungen im zweistelligen %-Bereich erzielt werden. Auch die Steigerung der Performance-Leistung von Mitarbeitern kann vergleichbare Werte erzielen, das hängt aber ein Stück weit davon ab, wie lange das letzte - ich nenne es mal "Optimierungsprojekt" - durchgeführt wurde und wie stark sich die Firmenleitung wirklich hiermit identifiziert. Der Ablauf ist nahezu bei allen Projekten zum Ideen-Management vergleichbar: 1. Festlegen, an welchen Stellen des Unternehmens der größte Handlungsbedarf besteht, 2. Formulierung der gewünschen Zielsetzungen (sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter bzw. Partner), 3. Werkzeuge und Zeitplan festlegen, 4. Mitarbeiter und/oder Partner informieren, 5. loslegen und 6. durch Umsetzungsplan sicherstellen, dass die entwickelten Maßnahmen auch umgesetzt werden, 7. Erfolge kommunizieren.

Herr Stefan Neumann: Ja, Sie brauchen eine Person, die mit den Beteiligten die Ideen herausarbeitet, dabei hilft, die Ideen transparent zu machen und dabei unterstützt, dass die Ideen auch umgesetzt werden. Wie auch immer Sie diese Funktion nennen, die Person muss kommunikationsstark und offen für Neuerungen sein. Beteiligen Sie bitte möglichst viele Personen, die zu den gewünschten Zielen etwas beitragen können. Aber auch von "Out-sidern" können richtig gute und umsetzbare Ideen kommen. Das sollten Unternehmen nie unterschätzen.

Herr Stefan Neumann: Das ist eigentlich gar nicht so schwer. Wenn Sie in der Vergangenheit stets offen waren, egal, ob es dabei um angenehme oder unangenehme Themen ging, wird man Ihnen immer ein gewisses Maß an Vertrauen entgegen bringen. Wenn Ihre Mitarbeiter erkennen, dass Ihnen ihre Ideen wichtig sind und Sie die sinnvollen Ideen auch umsetzten bzw. umsetzen lassen, dann erhalten Sie recht schnell den gewünschten Automatismus.

Herr Stefan Neumann: Bitte, bitte keinen unnötigen Formalismus betreiben. Was auch immer Sie in eine Stellenbeschreibung aufnehmen, dadurch wird keine einzige Idee generiert. Wie Sie aber richtig am Anfang anführten, machen Sie Ideen-Management nach Möglichkeit zur Unternehmensphilosophie, und eines Tages werden Sie gar nicht mehr merken, dass Sie ein Ideen-Management implementiert haben, denn dann gehört die Entwicklung und Umsetzung von Ideen fast genauso selbstverständlich zum Arbeitsalltag wie die Bearbeitung der Eingangspost.

Herr Stefan Neumann: Ich kann Ihnen hierbei aus meiner rd. 10jährigen Erfahrung als DV-Leiter nur ganz warm ans Herz legen: Weniger DV-Lösungen und viel mehr direkt-menschliche Kommunikation, das wird Sie nach vorne bringen. In unseren Projekten arbeiten wir mit Excel. Das reicht vollkommen. Es ist für jedermann ohne viel Schwierigkeiten handhabbar und lenkt nicht von den eigentlichen Aufgaben ab.

Herr Stefan Neumann: Wenn Sie materielle Belohnung meinen, so habe ich die Erfahrung gemacht, dass diese - anders als im klassischen vorschlagswesen - nicht zu empfehlen sind. Sie sind auch nicht förderlich, sondern schüren eher Neid und Missgunst. Da wir mit den Unternehmen immer Projektziele definieren, die für beide Seiten eine Nutzen haben, ersparen Sie sich die Probleme, die Sie mit der Gewährung von materiellen Belohnungen erhalten würden.

Herr Stefan Neumann: Am besten, Sie legen einen für Ihr Franchise-System sinnvollen Ablauf fest. Da hilft Ihnen sicherlich auch Ihr Franchisenehmer-Beirat. Dieser Ablauf muss nicht in Stein gemeißelt sein, sondern gibt allen Beteiligten eine sinnvolle Orientierung. Um ein gewisses Formularwesen werden Sie sicherlich nicht herumkommen, aber auch hier ist die Devise: Weniger ist mehr. Machen Sie es allen Beteiligten so einfach wie möglich; Ihren Kunden, Ihren Partnern und Ihren Mitarbeitern, und geben Sie ihnen regelmäßig und zeitnah Feedback, was mit ihren Ideen passiert ist. Egal, ob Sie die eine oder andere Idee umsetzen wollen oder nicht, eine kurzzeitige Rückmeldung sorgt dafür, dass Sie auf die nächste Idee sicherlich nicht lange warten müssen.

Herr Stefan Neumann: Grundsätzlich würde ich versuchen, keinen Mitarbeiter auszuschließen, es sei denn, er oder sie wird das Unternehmen in Kürze verlassen. Ideen-Projekte, die dazu führen, dass Mitarbeiter entlassen werden, halte ich für sehr kritisch. Interessant ist aber auch, dass Ideen-Management-Projekte nicht nur auf Mitarbeiter-Ebene, sondern auch auf Vorstand-/Geschäftsführer-Ebene sehr nutzbringend sind. Aufgrund der möglichen vertraulichen Themen sollte die Transparenz der erarbeiteten Maßnahmen aber eingeschränkt sein.

Herr Stefan Neumann: Ich kann kann nur empfehlen, die Arten und Formen von Ideen NICHT einzuschränken. Sammeln Sie ALLE Ideen, die dazu führen können, dass Ihr Unternehmen einen Sprung nach vorne macht. Entscheiden Sie dann später, welche von diesen Ideen von Ihnen sofort oder etwa später umgesetzt werden. Und speichern Sie auf alle Fälle diejenigen Ideen, die Ihnen zum heutigen Tage nicht umsetzbar erscheinen. Wir haben manchmal beim Durchblättern "alter" Ideen einige Anregungen gefunden, die mit ein paar Abänderungen zum heutigen Zeitpunkt richtig nützliche Verbesserungen hervorgebracht haben.

Herr Stefan Neumann: Wenn Sie als Mitteilungsmedium E-Mails verwenden, so lassen Sie die relevante Stelle stets in CC: mit aufnehmen. Sie können auch bei Ihren Partnertreffen einen Tagungspunkt "Ideen-Präsentation" einbauen. Und, Sie können bei Ihren regelmäßigen/unregelmäßigen Gesprächen mit Ihren Franchise-Partnern fragen, ob die von Ihren Partnern eingereichten Ideen in der Vergangenheit zügig beantwortet wurden. Mit dieser Vorgehensweise dokumentieren Sie persönlich gegenüber Ihren Partnern (aus meiner Sicht am besten), dass es Ihnen wichtig ist, was mit den Ideen Ihrer Partner passiert.

Herr Stefan Neumann: Hm, wie ich schon oben bereits erwähnt habe: Ich bin überhaupt kein Freund von Geldprämien. Wohl aber immaterielle Prämien, wie z.B. gesponserter Lehrgänge, die sowohl Ihnen als auch Ihren Partnern nützen können. Wenn Sie ein bestimmtes Thema als besonders dringlich einstufen, dann etablieren Sie hierfür am besten ein zeitlich begrenztes Projekt (max. 3 Monate) und machen dies zur "Chef-Sache". Eine erfolgversprechende Vorgehensweise habe ich oben kurz angedeutet. Sie werden sehen, dass Prämien nicht zwingend erforderlich sind.

Herr Stefan Neumann: Ja, ganz klar! Und es ist gar nicht so schwer! Fragen Sie sich am besten zuerst selbst, was Sie selber motivieren könnte. Noch vor dem Geld stehen Anerkennung oder die Reduzierung hinderlicher oder vermeidbarer Arbeitsabläufe ganz oben auf der Liste. Wenn Sie diese beiden Themen geschickt aufgreifen, haben Sie die größten Motivationsfaktoren für sich bereits gewonnen. Und dies gilt aus meinen Erfahrungen heraus unabhängig der Unternehmensgröße, der Hierarchie und der regionalen Herkunft der beteiligten Personen.

Herr Stefan Neumann: Es hat sich stets bewährt, wenn Sie die Einsparungen und Effizienzsteigerungen Ihrer umgesetzten Ideen auf einfache Weise dokumentieren (Excel ist dafür mehr als ausreichend). Vorzugsweise in EUR für Umsatzsteigerungen und Kostenreduzierungen bzw. "Personentage", die für optimierte Geschäftsabläufe eingespart werden konnten. Was Sie nur schwer beziffern können, ist sicherlich die Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter / Franchise-Partner mit der Systemzentrale. Gegenzurechnen währen die Adminstrationskosten. Eine spezielle Software benötigen Sie nicht, denn die meisten Unternehmen haben an irgendeiner Stelle MS_Excel im Einsatz. Verbleibt der Aufwand für die Kommunikation mit Ihren Partnern. Wenn Sie dies gegenrechnen, kann ich das Ergebnis von hier aus nur schwer abschätzen. Da Sie aber sicherlich ohnehin regelmäßig mit Ihren Partnern kommunizieren werden, gilt hier eher, die Themen entsprechend zu ändern, so dass auch hier auf längere Sicht keine allzu hohen Kosten anfallen dürften.

Herr Stefan Neumann: Bitte, bitte bewahren Sie sich Ihre bestehende Unternehmensphilosophie. Intuition wird noch von so vielen Chef-Etagen unterschätzt und vernachlässigt. Beim Ideen-Management geht es aber vielmehr um eine zielgerechte und zeitnahe Herausarbeitung von Ideen- und Maßnahmen, die Ihnen und Ihren Kunden helfen können. Ideen-Management ist ein pro-aktives Instrument, mit dem Sie die bei Ihnen vorhandenen Stärken sicherlich noch gezielter und effiktiver einsetzen können. Da bin ich mir ganz sicher.

Herr Stefan Neumann: Wenn Sie jemanden haben, der sich im Aufbau einer Wiki-Landschaft auskennt, nur zu. Aber bei Auswertungen, Summierungen oder Vergleichen kann ich mir Wiki nur bedingt gut vorstellen. Dennoch, wenn es für Ihre Zwecke genügt, dann ist es vollkommen o.k. . Wenn machbar, würde ich mich sehr freuen, wenn Sie mir diese Lösung eines Tages vorstellen könnten. Vielleicht eröffnen sich dadurch ganz andere Wege :-).

Herr Stefan Neumann: Unsere besten Erfahrungen haben wir mit der so genannten "Optimierungs-Moderation" gemacht. Das ist aus meiner Sicht effektiver als z.B. "Brainstorming" oder ähnliche Vorgehensweisen. Die Optimierungs-Moderation sorgt dafür, dass als Urheber der herausgearbeiteten Ideen immer der jeweilige Mitarbeiter oder Geschäftsführer steht und nicht der Moderator. Dies sorgt u.a. dafür, dass die erarbeiten Maßnahmen schnell umgesetzt werden und das Unternehmen schnell von den Ideen profitiert.

Herr Stefan Neumann: Die Nutzen-Berechnung lassen wir anfangs durch den Mitarbeiter durchführen; wohlwissentlich, dass es hierbei Abweichungen geben kann. Dann wird die Idee präsentiert und von der Geschäftsleitung kurz nachgerechnet. Nicht selten ist der erwartete Nutzen höher als anfangs ermittelt. Dann werden selbstverständlich etwaige erforderliche Innovationskosten abgezogen. Ein ROI von unter einem Jahr sollte dabei angestrebt werden. Zuguterletzt ist die zu erwartende Realisierungsgeschwindigkeit ein wichtiger Faktor. Ideen mit einer zeitnahen Umsetzung werden nach Möglichkeit vorgezogen. Zum einen wird dadurch die Umsetzungskompetenz der beteiligten Personen verbessert und zweitens werden somit auch die längerfristigen Ideen realisiert, für die man einen längeren Atem benötigt. Denn die ersten Umsetzungserfolge hat man ja bereits erzielt.

Herr Stefan Neumann: Von einem Wettbewerb würde ich nicht sprechen wollen. Das Ideen-Manangement beginnt immer mit einem klar definiertem Teilprojekt und einer zeitlichen Begrenzung. Danach wird das nächste Projekt in Angriff genommen, vieleicht auch mit anderen Personen. Das würde ich zum Beispiel sehr empfehlen. Den späteren ständigen Prozess muss dann aber die Geschäftsleitung durch neue zu erreichende Zielsetzungen am Laufen halten.

Herr Stefan Neumann: Ganz klare Antwort: Ja! Egal, ob Franchise-Partner oder Mitabeiter: wenn meine Meinung als Mitarbeiter/Partner nicht nur gefragt ist, sondern ich meine "Handschift" auch im Unternehmen wiederfinde (und sei es auch nur die Umsetzung einer kleinen Idee), dann trägt dies dazu bei, dass auch die Partner und Mitarbeiter empfinden, es sei auch ihr Unternehmen. Und der eine oder andere wird dies sogar gegenüber Dritten in ähnlicher Weise kommunizieren.